Papierbeleg nach dem Scannen wegwerfen – was Pflegedienste laut GoBD dürfen

Auf einen Blick

Ja: Ein ordnungsgemäß gescannter Papierbeleg darf grundsätzlich vernichtet werden – das erlauben die GoBD ausdrücklich.
Entscheidend ist nicht der Scan allein, sondern ein sauberes, dokumentiertes Verfahren: vollständig, lesbar, korrekt zugeordnet, digital weiterbearbeitet.
Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und andere Buchungsbelege: seit 1. Januar 2025 nur noch 8 statt 10 Jahre (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz).
Ausnahmen bestätigen die Regel: Dokumente mit gesetzlicher Originalpflicht sowie E-Rechnungen (hier ist der strukturierte Datensatz das Original) dürfen nicht einfach durch einen Scan ersetzt werden.
Ohne Verfahrensdokumentation ist die Vernichtung im Ernstfall angreifbar – selbst wenn der Scan an sich in Ordnung war.

Rechnungen, Quittungen, Tankbelege, Liefernachweise: In Pflegediensten entstehen nach wie vor viele Unterlagen auf Papier, während die Buchhaltung möglichst vollständig digital laufen soll. Die gute Nachricht: Die steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften erlauben unter bestimmten Voraussetzungen die elektronische Aufbewahrung anstelle des Papieroriginals. Entscheidend ist, dass der Scan ordnungsgemäß erstellt, verarbeitet, gespeichert und während der gesamten Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar und prüfbar bleibt.

Darf ein Papierbeleg nach dem Scannen vernichtet werden?

Grundsätzlich ja. Die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – sehen ausdrücklich vor, dass Papierdokumente nach einer ordnungsgemäßen bildlichen Erfassung vernichtet werden dürfen. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025.

Das Bundesministerium der Finanzen knüpft die Vernichtung an zwei Bedingungen:

Keine steuerlichen oder anderen gesetzlichen Vorschriften verlangen die Aufbewahrung ausgerechnet im Original.
Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls darf durch die Vernichtung nicht beeinträchtigt werden.

Für die Praxis heißt das: Nicht der Scan allein macht die Vernichtung zulässig – entscheidend ist das gesamte Verfahren.

Was bedeutet „ordnungsgemäß scannen"?

Ein Scan muss das Papieroriginal inhaltlich und bildlich ausreichend wiedergeben. Die Abgabenordnung erlaubt die elektronische Aufbewahrung, wenn die elektronische Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt und während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und auswertbar ist.

Beispiel: Ein Pflegedienst erhält eine Rechnung eines Lieferanten für Pflegehilfsmittel. Das Original enthält Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Leistungsbeschreibung, Netto- und Bruttobetrag, Umsatzsteuer, Zahlungsinformationen und gegebenenfalls handschriftliche Vermerke. Nach dem Scannen muss sichergestellt sein, dass all diese steuerlich relevanten Informationen vollständig und lesbar im elektronischen Dokument enthalten sind. Ein Scan, bei dem etwa die Rechnungsnummer oder der Betrag nicht erkennbar ist, erfüllt diesen Zweck nicht.

Der häufigste Fehler: „Wir haben es doch eingescannt"

In der Praxis wird das Thema oft zu einfach betrachtet: Ein Mitarbeiter scannt einen Beleg, speichert eine PDF-Datei irgendwo ab und wirft anschließend das Papier weg. Das allein ist kein belastbares Verfahren.

Die GoBD verlangen, dass elektronische Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und nachvollziehbar bleiben – organisiert so, dass ein sachverständiger Dritter die Vorgänge innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann. Für einen Pflegedienst bedeutet das:

Papierbeleg → Scan → Qualitätskontrolle → Zuordnung zum Geschäftsvorfall → elektronische Archivierung → weitere Bearbeitung digital

und eben nicht: Papierbeleg → Handyfoto → irgendein Ordner → Papier weg.

Was muss ein Pflegedienst beim Scannen konkret beachten?

1. Vollständigkeit und Lesbarkeit prüfen

Ist wirklich jede Seite erfasst – auch Rückseiten? Sind kleine Texte, Stempel und handschriftliche Ergänzungen lesbar? Wurde versehentlich eine Seite übersprungen? Gerade bei mehrseitigen Rechnungen passiert das schnell. Die GoBD verlangen eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original und eine nachvollziehbare elektronische Aufbewahrung.

2. Beleg eindeutig zuordnen

Ein elektronischer Beleg darf nicht einfach irgendwo abgelegt werden. Nachvollziehbar sein sollte: welcher Lieferant die Rechnung gestellt hat, welche Rechnungsnummer sie trägt, wann sie eingegangen ist, welcher Buchung sie zugrunde liegt und wie sie bezahlt wurde. Die GoBD schreiben kein bestimmtes Ordnungssystem vor – entscheidend ist nur, dass die Unterlagen geordnet, verfügbar und für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sind.

3. Nach dem Scan nur noch digital weiterarbeiten

Nach dem Scan soll die weitere Bearbeitung grundsätzlich mit dem elektronischen Dokument erfolgen; das Papieroriginal soll dem weiteren Bearbeitungsgang entzogen werden. Der Grund: Schreibt eine Mitarbeiterin nach dem Scannen noch einen handschriftlichen Vermerk auf die Papierrechnung, stimmen Original und digitale Version nicht mehr überein. Wird das Papier aus organisatorischen Gründen doch weiterbearbeitet, muss die bearbeitete Fassung erneut erfasst und mit der ersten elektronischen Fassung verknüpft werden.

Braucht jeder Pflegedienst eine Verfahrensdokumentation?

Ja – und das ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt. Wer Papierbelege systematisch scannt und anschließend vernichtet, sollte ein klar dokumentiertes Verfahren haben. Die GoBD sehen dafür ausdrücklich eine Verfahrensdokumentation vor, die unter anderem regelt:

Wer darf Dokumente scannen?
Wann und welche Dokumente werden gescannt?
Wie wird die Qualität und Vollständigkeit kontrolliert?
Wie wird der Beleg dem Geschäftsvorfall zugeordnet?
Wann darf das Papier vernichtet werden?
Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden?
Wie wird mit Fehlern beim Scan umgegangen?

Für einen Pflegedienst sollte dieser Prozess fester Bestandteil der eigenen Verfahrensdokumentation sein – nicht nur „gelebte Praxis", sondern schriftlich festgehalten.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden – und wann darf vernichtet werden?

Eine pauschale Wartezeit wie „sieben Tage nach dem Scannen" gibt es nicht. Die GoBD stellen darauf ab, wann Fehler oder eine schlechte Scanqualität zuverlässig erkannt werden können; das interne Verfahren sollte deshalb selbst festlegen, wann vernichtet werden darf. In der Praxis sollte das nicht unmittelbar nach dem Scan geschehen, ohne dass eine Qualitätskontrolle stattgefunden hat.

Für die eigentliche Aufbewahrungsfrist gilt dagegen ein fester gesetzlicher Rahmen:

Unterlage	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
Rechnungen und andere Buchungsbelege (z. B. Quittungen, Kontoauszüge)	8 Jahre	§ 147 AO, § 14b UStG
Jahresabschlüsse, Handelsbücher	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Sonstige Geschäftsbriefe	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB

Die Achtjahresfrist für Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025. Zuvor waren es zehn Jahre; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist verkürzt. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Beispiel: Eine Eingangsrechnung wird am 15. Mai 2026 ausgestellt. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres 2026 und endet mit Ablauf des Jahres 2034.

Zwei Punkte, die in der Praxis häufig übersehen werden:

Die Verkürzung gilt auch für ältere Belege, deren alte Zehnjahresfrist beim Inkrafttreten am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Läuft für einen Beleg noch eine Betriebsprüfung oder ein offenes Verfahren, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht entsprechend – im Zweifel also lieber länger aufbewahren.

Wichtig dabei: Nicht das Papier muss acht Jahre aufbewahrt werden, sondern die Rechnung – in welcher Form auch immer, solange sie ordnungsgemäß und durchgehend verfügbar bleibt.

Achtung bei elektronisch erhaltenen Rechnungen und der E-Rechnungspflicht

Eine Rechnung, die von Anfang an elektronisch eingeht, sollte nicht einfach ausgedruckt und nur in Papierform archiviert werden. Die GoBD verlangen grundsätzlich die Aufbewahrung elektronisch eingegangener Buchungsbelege in der Form, in der sie empfangen wurden.

Das ist inzwischen noch relevanter geworden: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer im Geschäftsverkehr untereinander grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen. Bei einer solchen E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original – ein ausgedrucktes oder als PDF gespeichertes Abbild ersetzt ihn nicht und darf nicht die einzige archivierte Version sein. Für das eigene Ausstellen von E-Rechnungen gelten noch Übergangsfristen, für den Empfang jedoch nicht mehr.

Für einen Pflegedienst heißt das: Wer Rechnungen künftig zunehmend elektronisch statt auf Papier erhält, sollte den Archivierungsprozess entsprechend erweitern – nicht nur das Scannen von Papier, sondern auch die GoBD-konforme Aufbewahrung digital eingehender Belege gehört in die Verfahrensdokumentation.

Welche Dokumente sollten trotzdem im Original aufbewahrt werden?

Hier ist besondere Vorsicht angebracht. Die GoBD stellen klar: Papierdokumente dürfen nicht vernichtet werden, wenn andere steuerliche oder außersteuerliche Vorschriften die Aufbewahrung des Originals verlangen. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, ein Original aufzubewahren, wenn seine Beweiskraft durch eine rein elektronische Aufbewahrung beeinträchtigt würde.

Je nach Einzelfall können dazu gehören:

Urkunden
bestimmte Verträge
Dokumente mit besonderen Nachweisfunktionen
Dokumente, deren Beweiskraft wesentlich von der Originalform abhängt

Hier gilt nicht „alles scannen, alles wegwerfen" – die Entscheidung muss dokumentenbezogen getroffen werden.

Drei typische Fehler in der Praxis

Fehler 1: Der Scan wird nicht kontrolliert. Ein Beleg wird eingescannt und sofort vernichtet; erst später fällt auf, dass eine Seite fehlte oder der Scan unlesbar war. Besser: eine dokumentierte Qualitätskontrolle nach jedem Scan.

Fehler 2: Papier und digitale Datei laufen auseinander. Nach dem Scannen werden noch handschriftliche Notizen auf dem Papier ergänzt, während die elektronische Version unverändert bleibt. Besser: nach der Erfassung konsequent nur noch mit der elektronischen Version arbeiten.

Fehler 3: Einfach alles vernichten. Nicht jedes Dokument eignet sich automatisch für die Vernichtung – bei manchen Originalen stehen gesetzliche Anforderungen oder die Beweiskraft entgegen. Besser: im Verfahren klar festlegen, welche Dokumente ersetzend gescannt werden dürfen und welche im Original bleiben.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung soll nachvollziehen können, wie Geschäftsvorfälle entstanden, verarbeitet und verbucht wurden. Eine ordnungsgemäße digitale Archivierung kann dabei sogar von Vorteil sein: Der Prüfer kann die Kette Rechnung → elektronische Ablage → Buchung → Zahlung nachvollziehen.

Problematisch wird es dagegen, wenn nur eine lose Sammlung von PDF-Dateien existiert und niemand erklären kann, wann ein Beleg eingegangen ist, wer ihn verarbeitet hat, wie er archiviert wurde, ob die Datei nachträglich verändert werden konnte und wie sie mit der Buchung zusammenhängt. Die elektronische Aufbewahrung muss deshalb nachvollziehbar und prüfbar sein – genau dafür ist die Verfahrensdokumentation da.

Praxis-Checkliste für Pflegedienste

Beleg geht ein (z. B. Lieferantenrechnung)
Vollständig und lesbar scannen
Qualität kontrollieren (Vollständigkeit, Lesbarkeit, Vorder-/Rückseite)
Eindeutig dem Geschäftsvorfall zuordnen
GoBD-konform elektronisch archivieren
Freigabe, Kontierung und Buchung digital durchführen
Papier erst nach dem im Verfahren festgelegten Zeitraum vernichten – sofern keine Originalpflicht besteht

Fazit: Papier darf weg – aber nicht einfach so

Ja, Pflegedienste dürfen die meisten Papierbelege nach dem ordnungsgemäßen Scannen vernichten. Die elektronische Version muss dafür vollständig, lesbar, nachvollziehbar sein und während der gesamten Aufbewahrungsfrist – bei Rechnungen seit 2025 acht Jahre – verfügbar bleiben.

Die entscheidende Frage ist deshalb nicht „Darf ich das Papier wegwerfen?", sondern: „Ist unser digitaler Prozess so organisiert, dass der elektronische Beleg das Original ordnungsgemäß ersetzen kann?"

Für Pflegedienste bietet die Digitalisierung der Belegablage erhebliche Vorteile: weniger Papier, einfachere Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und eine deutlich entspanntere Vorbereitung auf Jahresabschluss und Betriebsprüfung. Voraussetzung ist ein sauberer Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und einer passenden Verfahrensdokumentation.