OSS-Verfahren erklärt: Umsatzsteuer in der EU einfacher abwickeln

Ein Versand nach Frankreich kann französische Umsatzsteuer auslösen, auch wenn der Händler ausschließlich in Deutschland sitzt. Über den Union-OSS lassen sich dafür erfasste EU-Umsätze zentral melden und bezahlen. Dafür müssen Händler Lieferwege, Umsatzgrenzen und Steuersätze korrekt zuordnen; insbesondere bei Auslandslagern bleiben weitere Pflichten bestehen.

Auf einen Blick

• Das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) vereinfacht die Umsatzsteuererklärung für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe innerhalb der EU.

• Für die über OSS erklärten Umsätze können einzelne Registrierungen im Verbrauchsland entfallen. Andere Registrierungspflichten bleiben bestehen.

• Die gemeinsame 10.000-Euro-Grenze gilt nur unter bestimmten Voraussetzungen und muss im Vorjahr sowie im laufenden Jahr eingehalten sein.

• Die Meldung erfolgt zentral über das Bundeszentralamt für Steuern.

• OSS ist freiwillig. Die umsatzsteuerliche Behandlung im Bestimmungsland kann trotzdem verpflichtend sein.

• Das Verfahren ersetzt nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichten, insbesondere nicht bei bestimmten Auslandslagern.

Wann EU-Verkäufe eine andere Umsatzsteuer auslösen

Für innergemeinschaftliche Fernverkäufe ist grundsätzlich das Land maßgeblich, in dem der Versand an den privaten Kunden endet. Für kleinere Umsätze kann unter den unten genannten Bedingungen zunächst das Ursprungsland maßgeblich bleiben. Die Grenze muss deshalb über alle betroffenen EU-Länder und Verkaufskanäle gemeinsam überwacht werden.

Wer OSS nicht nutzt, muss die im jeweiligen Bestimmungsland bestehenden Erklärungs- und Registrierungspflichten auf anderem Weg erfüllen. Eine fehlende OSS-Anmeldung verschiebt den Ort der Besteuerung nicht zurück nach Deutschland.

Was ist das OSS-Verfahren?

OSS steht für „One-Stop-Shop“. Dabei handelt es sich um ein besonderes Meldeverfahren für die Umsatzsteuer innerhalb der Europäischen Union.

Unternehmen können damit bestimmte grenzüberschreitende B2C-Umsätze zentral im Ansässigkeitsstaat melden. Für deutsche Unternehmen erfolgt dies über das Bundeszentralamt für Steuern.

Die gemeldete Umsatzsteuer wird anschließend von den Behörden an die jeweiligen EU-Mitgliedstaaten weitergeleitet.

Für wen ist OSS interessant?

Für Händler mit folgenden Vertriebsmodellen kommt der Union-OSS insbesondere in Betracht:

• Betreiber eigener Onlineshops

• Händler auf Marktplätzen

• D2C-Marken mit EU-weitem Versand

• E-Commerce-Unternehmen mit Privatkunden in mehreren EU-Ländern

Entscheidend ist der einzelne Umsatz, nicht die Bezeichnung des Vertriebskanals. B2B-Lieferungen und gewöhnliche Inlandsverkäufe eines Händlers gehören nicht allein wegen eines Onlineverkaufs in den Union-OSS.

Besonders schnell entsteht Handlungsbedarf, wenn Waren regelmäßig an Privatpersonen in andere EU-Mitgliedstaaten versendet werden.

Wann die 10.000-Euro-Grenze greift

Die Ausnahme setzt unter anderem voraus, dass der Unternehmer nur in einem EU-Mitgliedstaat ansässig ist und die betreffenden Waren von dort in einen anderen Mitgliedstaat versendet. In die gemeinsame Grenze von 10.000 Euro netto fließen neben diesen Fernverkäufen auch bestimmte grenzüberschreitende Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronische B2C-Leistungen ein.

Wird die Grenze weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr überschritten und sind die übrigen Voraussetzungen erfüllt, kann bei einem in Deutschland ansässigen Händler die Besteuerung grundsätzlich in Deutschland bleiben. Ein Verzicht auf diese Ausnahme bindet für mindestens zwei Kalenderjahre.

Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze im laufenden Jahr überschritten wird, fällt unter die Bestimmungslandregel. War die Grenze schon im Vorjahr überschritten, gilt diese grundsätzlich ab Jahresbeginn. Für Warenversand aus einem Lager in einem anderen Mitgliedstaat lässt sich die Ausnahme nicht pauschal anwenden.

Beispiel aus der Praxis

Vereinfachtes Beispiel: Ein ausschließlich in Deutschland ansässiger Händler versendet alle Waren aus Deutschland. Im Vorjahr lag er unter der Grenze; auf die Ausnahme hat er nicht verzichtet. Im laufenden Jahr erzielt er die folgenden Netto-Fernverkäufe, ohne weitere in die Grenze einzubeziehende Leistungen:

Die Gesamtsumme beträgt 12.000 Euro.

Die Länderumsätze werden zusammengerechnet. Ab dem einzelnen Verkauf, der die Grenze von 10.000 Euro überschreitet, ist grundsätzlich die Umsatzsteuer des jeweiligen Bestimmungslands anzuwenden. Zuvor zutreffend in Deutschland besteuerte Verkäufe werden dadurch nicht rückwirkend zu ausländischen Umsätzen. Die Jahressumme allein zeigt deshalb noch nicht, welche einzelnen Verkäufe in die OSS-Erklärung gehören.

Ohne OSS:

• mögliche Registrierungen in mehreren Ländern

• mehrere Steuererklärungen

• unterschiedliche Fristen

Mit OSS:

• zentrale Meldung über Deutschland

• nur eine quartalsweise OSS-Erklärung

• deutlich weniger Verwaltungsaufwand

Besonderheiten bei Marktplätzen und Auslandslagern

Bei ausländischen Lagern sind drei Vorgänge getrennt zu betrachten: die Verlagerung eigener Ware, ein Verkauf innerhalb des Lagerlands und ein grenzüberschreitender Versand an einen privaten Kunden.

Die Verbringung eigener Ware und gewöhnliche lokale Verkäufe innerhalb des Lagerlands werden nicht über den Union-OSS des Händlers erklärt. Ein Fernverkauf aus diesem Lager in einen anderen Mitgliedstaat kann dagegen über OSS laufen. Lokale Registrierungs- und Meldepflichten können somit parallel bestehen.

Bei Marktplätzen muss zusätzlich geklärt sein, ob der Händler selbst oder in einer gesetzlich geregelten Konstellation die Plattform als fiktiver Lieferer gilt. Plattformmeldungen und Händlerumsätze dürfen dabei nicht doppelt erfasst werden.

So organisieren Sie die vierteljährliche OSS-Meldung

Teilnahme rechtzeitig einrichten

Stimmen Sie den Teilnahmebeginn vor den ersten betroffenen Umsätzen ab. Grundsätzlich beginnt die Registrierung im folgenden Quartal; für einen früheren ersten Umsatz bestehen gesonderte Mitteilungsfristen. Die Teilnahme umfasst die erfassten Umsätze in allen Mitgliedstaaten.

Daten nach Land und Steuersatz abstimmen

Führen Sie Umsätze und Korrekturen nach Bestimmungsland und Steuersatz zusammen. Stimmen Sie Shop-, Marktplatz- und Buchhaltungsdaten ab und dokumentieren Sie, welche Vorgänge lokal statt über OSS erklärt werden.

Abgabe und Zahlung terminieren

Erklärung und Zahlung sind bis zum Ende des Monats nach dem Quartal fällig: 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Auch Quartale ohne erfasste Umsätze erfordern während der Teilnahme eine Nullmeldung. Die Zahlung muss rechtzeitig eingehen.

Nachweise verfügbar halten

Bewahren Sie die OSS-Aufzeichnungen zehn Jahre auf und stellen Sie sicher, dass sie elektronisch bereitgestellt werden können. Dokumentieren Sie Retouren und andere Korrekturen mit Bezug zum ursprünglichen Umsatz.

Praxis-Checkliste

☐ Werden Waren an Privatkunden in andere EU-Länder versendet?

☐ Wurde die 10.000-Euro-Schwelle bereits überschritten oder wird sie voraussichtlich überschritten?

☐ Sind Besteuerungsort und OSS-Teilnahmebeginn für die betroffenen Verkäufe geklärt?

☐ Werden Waren zusätzlich in anderen EU-Ländern gelagert?

☐ Werden die jeweils geltenden Umsatzsteuersätze korrekt angewendet?

☐ Werden die Umsätze sauber nach Bestimmungsland dokumentiert?

Vor dem nächsten EU-Verkauf prüfen

Prüfen Sie zuerst, aus welchem Land die Ware startet und wo sie beim Kunden ankommt. Ermitteln Sie dann, ob die 10.000-Euro-Ausnahme überhaupt greift und ab welchem Verkauf das Bestimmungsland maßgeblich ist. Erst darauf baut die Entscheidung über OSS oder lokale Meldungen auf.

Legen Sie für jeden Warenweg fest, in welche Erklärung er gehört. Diese Zuordnung sollte bei neuen Lagerländern, zusätzlichen Marktplätzen und geänderten Fulfillment-Programmen aktualisiert werden.

Hinweis zur individuellen Beratung

Ob und in welchem Umfang das OSS-Verfahren für ein Unternehmen sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Vertriebsstruktur, den Lieferwegen und den beteiligten EU-Ländern ab. Eine individuelle steuerliche Prüfung hilft dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und passende Lösungen umzusetzen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information; für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte übernehmen wir keine Haftung.

Rechtsgrundlagen und weiterführende Quellen

§ 3c UStG: Lieferort bei Fernverkäufen und Umsatzgrenze

BZSt: Union-OSS, Teilnahme und laufende Pflichten

EU-Kommission: Welche Umsätze in die OSS-Erklärung gehören