Zwischen Tourenplan und Realität: Wie Fahrzeiten korrekt erfasst werden

Auf einen Blick

• Fahrzeiten zwischen Patientinnen und Patienten gelten grundsätzlich als Arbeitszeit.

• Abweichungen zwischen geplantem Tourenplan und tatsächlicher Route sollten dokumentiert werden.

• Eine lückenlose Zeiterfassung schützt vor arbeitsrechtlichen und lohnrechtlichen Risiken.

• Gerade im ambulanten Pflegedienst können Staus, Umleitungen oder kurzfristige Tourenänderungen die Fahrzeiten erheblich beeinflussen.

• Fehlerhafte Erfassung kann zu Nachzahlungen, Konflikten mit Mitarbeitenden oder Problemen bei Prüfungen führen.

• Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern die rechtssichere Dokumentation.

Wenn der Tourenplan nicht zur Wirklichkeit passt

Eine Pflegekraft startet morgens ihre Tour. Laut Planung soll die Fahrzeit zwischen zwei Patientinnen nur fünf Minuten betragen. Tatsächlich sorgt eine Baustelle für einen Umweg von zehn zusätzlichen Minuten. Später kommt noch ein kurzfristiger Einsatz hinzu.

Am Ende des Tages stellt sich die Frage: Welche Fahrzeit zählt eigentlich für die Arbeitszeit? Die geplante Zeit aus dem Tourenplan oder die tatsächlich gefahrene Strecke?

Gerade im ambulanten Pflegedienst ist diese Frage für die Lohnabrechnung und die Arbeitszeitdokumentation von großer Bedeutung.

Warum Fahrzeiten so wichtig sind

Pflegekräfte verbringen einen erheblichen Teil ihres Arbeitstages auf dem Weg zwischen den Einsatzorten. Diese Zeiten sind notwendig, um die vereinbarte Arbeitsleistung überhaupt erbringen zu können.

Werden Fahrzeiten unvollständig erfasst, entstehen Risiken:

• fehlerhafte Arbeitszeitkonten

• unzutreffende Überstundenstände

• Konflikte mit Mitarbeitenden

• mögliche Nachforderungen bei Prüfungen

• Probleme bei der Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften

Eine transparente Erfassung schafft Sicherheit für Arbeitgeber und Beschäftigte.

Geplante oder tatsächliche Fahrzeit?

Der Tourenplan dient der Einsatzplanung und Personalsteuerung. Er bildet jedoch nicht immer die tatsächlichen Verhältnisse ab.

Typische Abweichungen entstehen durch:

• Verkehrsaufkommen

• Baustellen

• Umleitungen

• Wetterbedingungen

• kurzfristige Zusatzbesuche

• Ausfälle von Patientinnen und Patienten

Für die Arbeitszeiterfassung ist daher die tatsächlich angefallene Arbeitszeit entscheidend. Dazu gehören grundsätzlich auch die realen Fahrzeiten zwischen den Einsatzorten.

Besonderheiten im ambulanten Pflegedienst

Während stationäre Einrichtungen überwiegend an einem festen Standort arbeiten, wechseln Mitarbeitende im ambulanten Dienst ständig zwischen verschiedenen Einsatzorten.

Dadurch entstehen besondere Herausforderungen:

• tägliche Routenänderungen

• schwankende Fahrzeiten

• kurzfristige Einsatzanpassungen

• unterschiedliche Einsatzgebiete

Je größer das Versorgungsgebiet eines Pflegedienstes ist, desto wichtiger wird eine nachvollziehbare Dokumentation der tatsächlichen Fahrzeiten.

Beispiel aus der Praxis

Eine Pflegekraft hat folgende Tour:

Werden lediglich die Planwerte berücksichtigt, fehlen im Arbeitszeitkonto 30 Minuten.

Bei mehreren Mitarbeitenden und einem längeren Zeitraum können sich daraus erhebliche Differenzen ergeben.

Digitale Lösungen erleichtern die Dokumentation

Viele Pflegedienste nutzen mittlerweile digitale Touren- und Zeiterfassungssysteme.

Vorteile:

• automatische Zeitstempel

• digitale Dokumentation von Tourenänderungen

• geringerer manueller Aufwand

• bessere Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen

• Auswertungsmöglichkeiten für die Personalplanung

Wichtig ist, dass das eingesetzte System tatsächliche Arbeits- und Fahrzeiten nachvollziehbar dokumentieren kann.

Häufige Fehler in der Praxis

Ausschließlich mit Planzeiten arbeiten

Geplante Zeiten ersetzen keine tatsächliche Arbeitszeiterfassung.

Tourenänderungen nicht dokumentieren

Nachträgliche Änderungen sollten nachvollziehbar festgehalten werden.

Fahrzeiten pauschal kürzen

Pauschale Kürzungen können zu fehlerhaften Arbeitszeitkonten führen.

Zeiterfassung und Einsatzplanung verwechseln

Der Tourenplan ist ein Organisationsinstrument. Die Arbeitszeiterfassung dient der Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.

Praxis-Checkliste

☐ Werden Fahrzeiten zwischen den Einsatzorten systematisch erfasst?

☐ Werden Tourenänderungen dokumentiert?

☐ Können tatsächliche und geplante Zeiten verglichen werden?

☐ Werden Arbeitszeitkonten regelmäßig geprüft?

☐ Sind Führungskräfte und Disposition für die Bedeutung der Fahrzeiterfassung sensibilisiert?

☐ Ist die Dokumentation auch bei kurzfristigen Änderungen nachvollziehbar?

Referenztabelle

Fazit

Zwischen Tourenplan und Realität bestehen im ambulanten Pflegedienst häufig Unterschiede. Staus, Umleitungen und kurzfristige Änderungen gehören zum Alltag. Um Fehler in der Lohnabrechnung und bei Arbeitszeitkonten zu vermeiden, sollten tatsächliche Fahrzeiten nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine saubere Zeiterfassung schafft Transparenz und reduziert Risiken für Pflegeunternehmen.

Hinweis: Die rechtliche Bewertung von Arbeitszeiten und Fahrzeiten hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab. Für die Beurteilung individueller Sachverhalte sollte eine arbeitsrechtliche oder lohnrechtliche Beratung erfolgen.