Forderungsausfall und Umsatzsteuer: Was Sie sich zurückholen können

Auf einen Blick

• Offene Rechnungen können nicht nur Liquidität kosten, sondern auch unnötig Umsatzsteuer binden.

• Wird eine Forderung uneinbringlich, kann die bereits abgeführte Umsatzsteuer korrigiert werden.

• Die Korrektur erfolgt über die Umsatzsteuererklärung oder Umsatzsteuer-Voranmeldung.

• Voraussetzung ist, dass die Forderung tatsächlich als uneinbringlich gilt.

• Bei späterem Zahlungseingang muss die Umsatzsteuer erneut berücksichtigt werden.

• Gerade Pflegeeinrichtungen und Pflegedienste sollten offene Forderungen regelmäßig überwachen.

Wenn Rechnungen offen bleiben

Ein ambulanter Pflegedienst hat Leistungen erbracht, die Rechnung erstellt und die Umsatzsteuer ordnungsgemäß angemeldet. Monate später steht fest: Der Kunde zahlt nicht mehr. Vielleicht liegt eine Insolvenz vor oder alle Mahnungen bleiben erfolglos.

Viele Unternehmen übersehen in solchen Situationen, dass sie die bereits an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen zurückholen können. Das schafft zusätzliche Liquidität und reduziert den wirtschaftlichen Schaden.

Warum entsteht das Problem überhaupt?

Unternehmen versteuern ihre Umsätze häufig bereits bei Rechnungsstellung. Die Umsatzsteuer wird also an das Finanzamt abgeführt, obwohl das Geld vom Kunden noch gar nicht eingegangen ist.

Fällt die Forderung später aus, bleibt ohne Korrektur nicht nur der Umsatz verloren. Auch die bereits gezahlte Umsatzsteuer würde beim Unternehmen verbleiben.

Genau hierfür sieht das Umsatzsteuerrecht eine Berichtigung vor. Wird ein Entgelt uneinbringlich, kann die Umsatzsteuer entsprechend korrigiert werden.

Wann gilt eine Forderung als uneinbringlich?

Eine Forderung muss nicht zwingend vollständig abgeschrieben sein, damit eine Berichtigung möglich wird. Typische Fälle sind:

• Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Schuldners

• Erfolglos durchgeführte Vollstreckungsmaßnahmen

• Einstellung des Geschäftsbetriebs ohne erkennbare Vermögenswerte

• Endgültige und nachweisbare Zahlungsunfähigkeit

Entscheidend ist, dass objektiv feststeht, dass die Forderung ganz oder teilweise nicht mehr realisiert werden kann.

Beispiel aus der Praxis

Ein Pflegeunternehmen stellt eine Rechnung über:

Der Kunde wird insolvent. Nach Abschluss der Prüfung steht fest, dass keine Zahlung mehr zu erwarten ist.

Folge:

• Forderungsausfall: 10.000 €

• Umsatzsteuerkorrektur: 1.900 €

• Rückerstattungswirkung über die Umsatzsteuer-Voranmeldung beziehungsweise Umsatzsteuer-Jahreserklärung: 1.900 €

Das Pflegeunternehmen reduziert damit den finanziellen Schaden um die bereits gezahlte Umsatzsteuer.

Besonderheiten für Pflegeeinrichtungen

Viele Pflegeleistungen sind umsatzsteuerfrei. Dennoch gibt es in Pflegeunternehmen regelmäßig Bereiche mit steuerpflichtigen Leistungen, beispielsweise:

• Vermietungen bestimmter Nebenflächen

• Zusatzleistungen außerhalb der steuerbefreiten Pflege

• Schulungs- und Beratungsleistungen

• Sonstige steuerpflichtige Dienstleistungen

Gerade bei gemischten Umsätzen sollte geprüft werden, ob die ausgefallene Forderung überhaupt Umsatzsteuer enthalten hat. Nur dann kommt eine Umsatzsteuerberichtigung in Betracht.

Was passiert bei späterer Zahlung?

Manchmal zahlt der Schuldner doch noch einen Teil der offenen Rechnung.

In diesem Fall muss die zuvor korrigierte Umsatzsteuer anteilig wieder angemeldet werden.

Praxis-Checkliste

☐ Offene Forderungen regelmäßig überwachen

☐ Mahn- und Vollstreckungsverfahren dokumentieren

☐ Insolvenzbekanntmachungen prüfen

☐ Uneinbringlichkeit nachvollziehbar nachweisen

☐ Umsatzsteueranteil der Forderung ermitteln

☐ Korrektur in der Umsatzsteuer anmelden

☐ Spätere Zahlungseingänge weiter beobachten

☐ Buchhaltung und Steuerberatung frühzeitig einbinden

Referenztabelle

Fazit

Forderungsausfälle lassen sich wirtschaftlich oft nicht vollständig vermeiden. Unternehmen müssen jedoch nicht auch noch auf der bereits abgeführten Umsatzsteuer sitzen bleiben. Wird eine Forderung endgültig uneinbringlich, kann die Umsatzsteuer berichtigt und damit Liquidität zurückgewonnen werden.

Gerade Pflegeunternehmen mit steuerpflichtigen Nebenleistungen sollten ihre offenen Forderungen regelmäßig prüfen und mögliche Umsatzsteuerkorrekturen rechtzeitig nutzen.

Hinweis: Ob die Voraussetzungen einer Umsatzsteuerberichtigung im Einzelfall erfüllt sind, sollte gemeinsam mit der steuerlichen Beratung geprüft werden.