Teamabend, Weihnachtsfeier, Dankeschön: Was davon Betriebsausgabe bleibt

Auf einen Blick

• Teamabende, Weihnachtsfeiern und Sommerfeste sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar.

• Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro je teilnehmender Person.

• Der Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr genutzt werden.

• Seit 2026 kommt es noch stärker darauf an, dass die Veranstaltung allen Mitarbeitenden oder einem Betriebsteil offensteht.

• Exklusive Veranstaltungen für ausgewählte Personen können steuerliche Nachteile auslösen.

• Eine gute Dokumentation hilft, spätere Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden.

Wenn Wertschätzung auf Steuerrecht trifft

In vielen Pflegeunternehmen gehören Weihnachtsfeiern, Teamabende oder gemeinsame Sommerfeste fest zur Unternehmenskultur. Nach herausfordernden Diensten, kurzfristigen Dienstplanänderungen und einem hohen Arbeitspensum sind solche Veranstaltungen oft mehr als nur ein nettes Extra. Sie stärken den Zusammenhalt und zeigen den Mitarbeitenden Wertschätzung.

Damit die Freude über die Veranstaltung nicht durch steuerliche Überraschungen getrübt wird, sollten Geschäftsführung, Personalabteilung und Buchhaltung die wichtigsten Regeln kennen.

Was gilt als Betriebsveranstaltung?

Eine Betriebsveranstaltung ist eine betriebliche Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter. Dazu gehören beispielsweise:

• Weihnachtsfeiern

• Sommerfeste

• Teamabende

• Betriebsausflüge

• Jubiläumsfeiern

Ziel ist die Förderung des Miteinanders innerhalb des Unternehmens. Die Veranstaltung muss betrieblich veranlasst sein und darf nicht überwiegend privaten Zwecken dienen.

Betriebsausgabe: Grundsätzlich kein Problem

Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung können grundsätzlich als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

Typische Kosten sind:

• Speisen und Getränke

• Raummieten

• Hotel- oder Restaurantkosten

• Eintrittsgelder

• Musik und Unterhaltung

• Fahrtkosten im Zusammenhang mit der Veranstaltung

• Organisation und Dekoration

Für den Betrieb bleiben diese Ausgaben grundsätzlich abzugsfähig. Zusätzlich ist jedoch zu prüfen, ob den Mitarbeitenden ein steuerpflichtiger Vorteil entsteht.

Die wichtige 110-Euro-Grenze

Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person.

Dabei werden sämtliche Kosten der Veranstaltung auf die anwesenden Teilnehmenden verteilt.

Beispiel aus einem Pflegedienst

Ein ambulanter Pflegedienst veranstaltet eine Weihnachtsfeier.

• Gesamtkosten: 3.600 Euro

• Teilnehmende Mitarbeitende: 30 Personen

Berechnung:

3.600 Euro ÷ 30 Personen = 120 Euro pro Person

Davon bleiben 110 Euro steuerfrei.

Nur der übersteigende Betrag von 10 Euro pro Person ist gesondert steuerlich zu betrachten.

Seit 2026 besonders wichtig: Der Teilnehmerkreis

Seit 2026 gelten steuerliche Begünstigungen nur dann, wenn die Veranstaltung allen Mitarbeitenden des Betriebs oder eines klar abgegrenzten Betriebsteils offensteht.

Problematisch können daher sein:

• Feiern ausschließlich für die Geschäftsführung

• Veranstaltungen nur für Führungskräfte

• Einladungen an einen beliebig ausgewählten Personenkreis

• Belohnungsveranstaltungen nur für einzelne Mitarbeitende

Unproblematisch sind in der Regel:

• Weihnachtsfeiern für alle Beschäftigten

• Sommerfeste für den gesamten Betrieb

• Veranstaltungen für einen gesamten Standort

• Feiern für einen klar definierten Betriebsteil

Besonderheiten in Pflegeunternehmen

Pflegedienste und Pflegeeinrichtungen stehen häufig vor der Herausforderung, dass Mitarbeitende im Schichtdienst arbeiten und nicht alle gleichzeitig teilnehmen können.

Allein die Tatsache, dass nicht alle Beschäftigten erscheinen können, führt jedoch nicht automatisch zu steuerlichen Nachteilen.

Wichtig ist, dass grundsätzlich alle betroffenen Mitarbeitenden eingeladen werden und die Teilnahme möglich ist.

Gerade in ambulanten Pflegediensten empfiehlt es sich daher, Einladungen und Teilnehmerlisten aufzubewahren. So lässt sich bei Bedarf nachvollziehen, dass die Veranstaltung für den vorgesehenen Personenkreis offenstand.

Dankeschön-Geschenke sind etwas anderes

Nicht jedes Dankeschön fällt unter die Regeln für Betriebsveranstaltungen.

Zu unterscheiden sind beispielsweise:

Insbesondere Gutscheine, Sachgeschenke oder individuelle Belohnungen unterliegen häufig anderen steuerlichen Regelungen.

Praxis-Checkliste

☐ Liegt eine betriebliche Veranstaltung vor?

☐ Sind alle Mitarbeitenden oder ein klar definierter Betriebsteil eingeladen?

☐ Wurden sämtliche Kosten vollständig erfasst?

☐ Liegen die Kosten pro Person unter oder nahe 110 Euro?

☐ Handelt es sich um eine der ersten beiden Betriebsveranstaltungen des Jahres?

☐ Sind Einladungen und Teilnehmerlisten dokumentiert?

☐ Werden zusätzliche Geschenke oder Gutscheine gesondert geprüft?

Referenztabelle

Fazit

Weihnachtsfeiern, Sommerfeste und Teamabende bleiben für Pflegeunternehmen ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung und sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig. Für die steuerliche Begünstigung kommt es insbesondere auf die Kosten pro Person und einen offenen Teilnehmerkreis an.

Wer Veranstaltungen rechtzeitig plant und sauber dokumentiert, reduziert das Risiko unangenehmer Überraschungen bei einer späteren Prüfung.

Hinweis: Die steuerliche Beurteilung hängt immer von den Umständen des Einzelfalls ab. Insbesondere bei mehreren Standorten, zusätzlichen Sachzuwendungen oder besonderen Teilnehmerkreisen empfiehlt sich eine individuelle Prüfung.