Entgeltumwandlung: Was Mitarbeiter fragen und Arbeitgeber wissen sollten

Auf einen Blick

• Über die Entgeltumwandlung können Beschäftigte einen Teil ihres Bruttogehalts für die betriebliche Altersvorsorge verwenden.

• Arbeitnehmer haben grundsätzlich einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung.

• Arbeitgeber müssen in vielen Fällen einen Zuschuss von mindestens 15 % leisten, wenn sie Sozialversicherungsbeiträge einsparen.

• Beiträge können innerhalb bestimmter Grenzen steuer- und sozialabgabenbegünstigt sein.

• Die Entgeltumwandlung kann die spätere gesetzliche Rente beeinflussen.

• Gerade Pflegeeinrichtungen können mit einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge ihre Mitarbeiterbindung stärken.

Wenn Mitarbeitende nach der Altersvorsorge fragen

Eine Pflegefachkraft möchte langfristig vorsorgen und fragt nach einer betrieblichen Altersvorsorge. Die Einrichtungsleitung erhält daraufhin Fragen wie: „Wie viel bleibt mir netto weniger?“, „Muss der Arbeitgeber etwas dazuzahlen?“ oder „Lohnt sich das überhaupt?“

Genau hier kommt die Entgeltumwandlung ins Spiel. Sie ist einer der häufigsten Wege, um eine betriebliche Altersvorsorge aufzubauen, sorgt aber regelmäßig für Rückfragen in Personalabteilung und Lohnabrechnung.

Was bedeutet Entgeltumwandlung?

Bei der Entgeltumwandlung verzichtet ein Mitarbeiter auf einen Teil seines zukünftigen Bruttolohns. Dieser Betrag wird stattdessen direkt in eine betriebliche Altersvorsorge eingezahlt, beispielsweise in eine Direktversicherung.

Der Vorteil: Innerhalb gesetzlicher Grenzen werden auf die Beiträge zunächst keine oder nur reduzierte Steuern und Sozialabgaben fällig. Dadurch fällt die tatsächliche Nettobelastung häufig geringer aus als der umgewandelte Bruttobetrag.

Haben Mitarbeiter einen Anspruch darauf?

Ja.

Arbeitnehmer können grundsätzlich verlangen, dass Teile ihres zukünftigen Entgelts für die betriebliche Altersvorsorge verwendet werden.

Der Anspruch bezieht sich auf Beiträge bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung. Die konkrete Umsetzung hängt vom gewählten Versorgungssystem des Arbeitgebers und möglichen tarifvertraglichen Regelungen ab.

Wann muss der Arbeitgeber einen Zuschuss zahlen?

Seit einigen Jahren gilt:

Spart der Arbeitgeber durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge, muss er diese Ersparnis grundsätzlich in Höhe von 15 % des umgewandelten Betrags an den Mitarbeiter weitergeben.

Dadurch erhöht sich der Sparbeitrag für die Altersvorsorge zusätzlich.

Beispiel

Eine Pflegefachkraft wandelt monatlich 200 € ihres Bruttogehalts um.

• Entgeltumwandlung Mitarbeiter: 200 €

• Arbeitgeberzuschuss (15 %): 30 €

• Monatlicher Gesamtbeitrag zur Altersvorsorge: 230 €

Aufs Jahr gerechnet fließen somit 2.760 € in den Vorsorgevertrag.

Wie wirken sich Steuern und Sozialabgaben aus?

Für das Jahr 2026 gelten bei Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds folgende Werte:

Beiträge über der Sozialversicherungsgrenze können weiterhin steuerfrei sein, lösen jedoch Sozialversicherungsbeiträge aus.

Rechenbeispiel aus dem Pflegealltag

Eine Mitarbeiterin eines ambulanten Pflegedienstes verdient 3.500 € brutto im Monat und entscheidet sich für eine Entgeltumwandlung von 200 €.

Der tatsächliche Nettoverzicht liegt dabei deutlich unter 200 €, da Steuern und Sozialabgaben auf den umgewandelten Betrag entfallen können.

Was sollten Arbeitgeber offen kommunizieren?

Die Entgeltumwandlung bietet Vorteile, hat aber auch Auswirkungen, die Mitarbeitende kennen sollten.

Vorteile

• Aufbau einer zusätzlichen Altersvorsorge

• Steuerliche Begünstigungen

• Möglicher Arbeitgeberzuschuss

• Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität

Zu beachten

• Das sozialversicherungspflichtige Einkommen sinkt.

• Dadurch können spätere Ansprüche aus der gesetzlichen Rentenversicherung etwas niedriger ausfallen.

• Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge werden in der Auszahlungsphase regelmäßig besteuert.

• Je nach persönlicher Situation können Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung anfallen.

Besonderheiten für Pflegeeinrichtungen und Pflegedienste

In Pflegeunternehmen spielen Fachkräftemangel und Mitarbeiterbindung eine zentrale Rolle.

Eine transparent kommunizierte betriebliche Altersvorsorge kann ein wichtiges Zusatzangebot sein. Besonders bei Pflegefachkräften, Wohnbereichsleitungen oder langjährigen Mitarbeitern wird die betriebliche Altersvorsorge häufig als wertvoller Bestandteil des Vergütungspakets wahrgenommen.

Wichtig ist dabei eine saubere Abstimmung zwischen Personalabteilung, Lohnabrechnung und Versorgungsträger. Fehler bei der Einrichtung oder laufenden Abrechnung können später zu Korrekturen führen.

Praxis-Checkliste

☐ Gibt es ein dokumentiertes Angebot zur betrieblichen Altersvorsorge?

☐ Ist geregelt, welcher Versorgungsträger genutzt wird?

☐ Werden gesetzlich erforderliche Arbeitgeberzuschüsse korrekt berücksichtigt?

☐ Sind Personalabteilung und Lohnabrechnung über die Vereinbarung informiert?

☐ Werden Mitarbeiter verständlich über Vor- und Nachteile aufgeklärt?

☐ Werden Änderungen bei Gehalt oder Arbeitszeit regelmäßig geprüft?

☐ Sind tarifvertragliche Besonderheiten berücksichtigt?

Referenztabelle

Fazit

Die Entgeltumwandlung gehört zu den wichtigsten Instrumenten der betrieblichen Altersvorsorge. Für Mitarbeitende bietet sie die Möglichkeit, steuerbegünstigt für das Alter vorzusorgen. Arbeitgeber profitieren von einer stärkeren Mitarbeiterbindung und einem attraktiveren Vergütungspaket.

Gerade in Pflegeeinrichtungen und Pflegediensten lohnt sich eine regelmäßige Überprüfung bestehender Modelle, damit Lohnabrechnung, Zuschüsse und gesetzliche Vorgaben korrekt umgesetzt werden.

Hinweis: Die konkrete Ausgestaltung einer betrieblichen Altersvorsorge sollte immer unter Berücksichtigung der individuellen arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Situation geprüft werden.