Krankheitswelle im Team: Was Sie über U1-Erstattungen wissen sollten

Auf einen Blick

Die U1-Umlage schützt kleinere Arbeitgeber vor hohen Kosten durch Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.
Teilnahmepflicht besteht grundsätzlich für Arbeitgeber mit regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigten.
Erstattet wird ein Teil der fortgezahlten Arbeitsentgelte bei krankheitsbedingten Ausfällen.
Die Höhe der Erstattung hängt vom gewählten Erstattungssatz der Krankenkasse ab.
U1-Anträge werden elektronisch über die Lohnabrechnung an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
Gerade Pflegeeinrichtungen und ambulante Dienste können von einer konsequenten Nutzung der U1-Erstattung erheblich profitieren.

Wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ausfallen

Der Herbst bringt nicht nur eine steigende Auslastung in vielen Pflegeeinrichtungen mit sich, sondern häufig auch eine erhöhte Zahl krankheitsbedingter Ausfälle. Fällt in einem ambulanten Pflegedienst plötzlich ein Teil des Teams aus, müssen Touren umgeplant, Dienste neu besetzt und Überstunden organisiert werden. Neben den organisatorischen Herausforderungen entstehen weiterhin Personalkosten, da Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung verpflichtet sind.

Viele Pflegeunternehmen wissen jedoch nicht, dass ein Teil dieser Kosten über das U1-Verfahren erstattet werden kann.

Was ist die U1-Erstattung?

Das U1-Verfahren ist ein gesetzliches Ausgleichsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Es soll kleinere und mittlere Arbeitgeber finanziell entlasten, wenn Beschäftigte krankheitsbedingt ausfallen.

Im Krankheitsfall zahlt der Arbeitgeber das Gehalt zunächst weiter. Anschließend kann er einen Teil dieser Aufwendungen von der zuständigen Krankenkasse zurückerhalten.

Die Finanzierung erfolgt über die sogenannte Umlage U1, die Arbeitgeber monatlich an die Krankenkassen zahlen.

Wer nimmt am U1-Verfahren teil?

Grundsätzlich nehmen Arbeitgeber teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen.

Für die Ermittlung der Beschäftigtenzahl gelten besondere Anrechnungsregeln. Nicht alle Personen werden voll gezählt. Beispielsweise werden Teilzeitkräfte anteilig berücksichtigt.

Wichtig für Pflegeunternehmen:

Ambulante Pflegedienste mit vielen Teilzeitkräften liegen häufig unter der relevanten Grenze.
Auch kleinere stationäre Einrichtungen erfüllen oft die Voraussetzungen.
Die Prüfung sollte regelmäßig erfolgen, insbesondere bei stark schwankender Personalstruktur.

Welche Kosten werden erstattet?

Erstattungsfähig sind insbesondere:

Fortgezahltes Arbeitsentgelt bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit
Entgeltfortzahlung während einer medizinischen Rehabilitationsmaßnahme mit Anspruch auf Fortzahlung

Die konkrete Erstattungshöhe richtet sich nach dem bei der jeweiligen Krankenkasse gewählten Erstattungstarif. Die Krankenkassen bieten unterschiedliche Erstattungssätze an.

Praxisbeispiel aus einem Pflegedienst

Eine Pflegefachkraft ist zwei Wochen arbeitsunfähig.

Monatliches Bruttogehalt: 3.500 Euro
Krankheitsdauer: 14 Kalendertage
Fortgezahlter Lohn für den Zeitraum: rund 1.633 Euro

Hat der Arbeitgeber einen U1-Tarif mit 80 % Erstattung gewählt, ergibt sich:

Entgeltfortzahlung: 1.633 Euro
U1-Erstattung (80 %): 1.306 Euro
Verbleibende Belastung: 327 Euro

Das Beispiel zeigt, wie deutlich die finanzielle Belastung reduziert werden kann, insbesondere wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ausfallen.

Besonderheiten in der Pflegebranche

Ambulanter Pflegedienst

Ausfälle wirken sich oft unmittelbar auf die Tourenplanung aus. Neben der Entgeltfortzahlung entstehen zusätzliche Kosten durch Vertretungskräfte oder Mehrarbeit anderer Mitarbeitender.

Eine konsequente U1-Antragstellung hilft dabei, die wirtschaftlichen Auswirkungen zumindest teilweise abzufedern.

Stationäre Pflegeeinrichtungen

In stationären Einrichtungen müssen Dienstpläne häufig kurzfristig angepasst werden. Wegen gesetzlicher Personalanforderungen kann ein Ausfall nicht einfach unbesetzt bleiben.

Die U1-Erstattung ersetzt zwar keine zusätzlichen Vertretungskosten, reduziert aber die Belastung aus der gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltfortzahlung.

Häufige Fehler bei U1-Erstattungen

Teilnahmeberechtigung wird nicht regelmäßig geprüft.
Krankheitsfälle werden nicht vollständig erfasst.
Erstattungsanträge werden verspätet eingereicht.
Lohnabrechnungsdaten enthalten fehlerhafte Angaben.
Die gewählten Erstattungssätze werden nicht regelmäßig überprüft.

Praxis-Checkliste

☐ Teilnahme am U1-Verfahren geprüft

☐ Beschäftigtenzahl regelmäßig kontrolliert

☐ Passenden Erstattungssatz ausgewählt

☐ Krankheitsfälle vollständig dokumentiert

☐ Elektronische Erstattungsanträge zeitnah eingereicht

☐ Lohnabrechnungsdaten vor Antragstellung geprüft

☐ Wirtschaftliche Auswirkungen von Krankheitsausfällen ausgewertet

Referenztabelle

Thema	Aktueller Stand
Rechtsgrundlage	Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)
Teilnahme U1	Arbeitgeber mit regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigten
Finanzierung	Monatliche Umlage U1
Erstattungsumfang	Abhängig vom gewählten Krankenkassen-Tarif
Antragstellung	Elektronisch über die Entgeltabrechnung
Zweck	Entlastung bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Fazit

Gerade in der Pflege können Krankheitswellen schnell zu organisatorischen und finanziellen Belastungen führen. Das U1-Verfahren bietet kleineren Pflegeunternehmen eine wichtige Möglichkeit, einen Teil der Kosten für Entgeltfortzahlungen zurückzuerhalten.

Wer die Teilnahmevoraussetzungen kennt, Anträge konsequent stellt und die eigenen Umlage- und Erstattungssätze regelmäßig überprüft, kann die wirtschaftlichen Folgen von Personalausfällen deutlich reduzieren.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche, arbeitsrechtliche oder lohnabrechnungsbezogene Beratung. Die konkrete Beurteilung sollte stets anhand der tatsächlichen Verhältnisse des Pflegeunternehmens erfolgen.