Krankheitswelle im Team: Was Sie über U1-Erstattungen wissen sollten

Wenn mehrere Beschäftigte gleichzeitig erkranken, zahlt der Arbeitgeber das Entgelt weiter und finanziert häufig zusätzlich Vertretungen oder Mehrarbeit. Arbeitgeber, die am U1-Verfahren teilnehmen, können einen Teil der Entgeltfortzahlung von der zuständigen Krankenkasse zurückerhalten. Entscheidend sind die Beschäftigtenzahl, der gewählte Tarif und ein vollständiger elektronischer Antrag.

Auf einen Blick

• Die U1-Umlage schützt kleinere Arbeitgeber vor hohen Kosten durch Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall.

• Teilnahmepflicht besteht grundsätzlich für Arbeitgeber mit regelmäßig nicht mehr als 30 Beschäftigten.

• Erstattet wird ein Teil der fortgezahlten Arbeitsentgelte bei krankheitsbedingten Ausfällen.

• Die Höhe der Erstattung hängt vom gewählten Erstattungssatz der Krankenkasse ab.

• U1-Anträge werden elektronisch über die Lohnabrechnung an die zuständige Krankenkasse übermittelt.

• Pflegebetriebe sollten deshalb jeden erstattungsfähigen Krankheitsfall vollständig und zeitnah über die Entgeltabrechnung melden.

Wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ausfallen

Der Herbst bringt nicht nur eine steigende Auslastung in vielen Pflegeeinrichtungen mit sich, sondern häufig auch eine erhöhte Zahl krankheitsbedingter Ausfälle. Fällt in einem ambulanten Pflegedienst plötzlich ein Teil des Teams aus, müssen Touren umgeplant, Dienste neu besetzt und Überstunden organisiert werden. Neben den organisatorischen Herausforderungen entstehen weiterhin Personalkosten, da Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung verpflichtet sind.

Viele Pflegeunternehmen wissen jedoch nicht, dass ein Teil dieser Kosten über das U1-Verfahren erstattet werden kann.

Was ist die U1-Erstattung?

Das U1-Verfahren ist ein gesetzliches Ausgleichsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Es entlastet kleinere Arbeitgeber, wenn Beschäftigte krankheitsbedingt ausfallen und Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht.

Im Krankheitsfall zahlt der Arbeitgeber das Gehalt zunächst weiter. Anschließend kann er einen Teil dieser Aufwendungen von der zuständigen Krankenkasse zurückerhalten.

Die Finanzierung erfolgt über die sogenannte Umlage U1, die Arbeitgeber monatlich an die Krankenkassen zahlen.

Wer nimmt am U1-Verfahren teil?

Grundsätzlich nehmen Arbeitgeber teil, die regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. Maßgeblich ist regelmäßig das vorangegangene Kalenderjahr: In mindestens acht Kalendermonaten darf die Grenze nicht überschritten worden sein.

Für die Zählung gelten feste Anrechnungsfaktoren: Beschäftigte mit regelmäßig bis zu 10 Wochenstunden zählen mit 0,25, bis zu 20 Stunden mit 0,5 und bis zu 30 Stunden mit 0,75. Schwerbehinderte Menschen bleiben bei dieser Berechnung außer Ansatz. Auszubildende werden für die 30-Personen-Grenze ebenfalls nicht mitgezählt.

Für Pflegeunternehmen bedeutet das konkret:

• Teilzeitquoten können die rechnerische Beschäftigtenzahl deutlich von der Kopfzahl unterscheiden.

• Die Umlagepflicht wird kalenderjährlich festgestellt und bleibt grundsätzlich für dieses Kalenderjahr bestehen.

• Bei Neugründungen und nicht ganzjährig bestehenden Betrieben gelten besondere Prognose- beziehungsweise Monatsregeln.

Welche Kosten werden erstattet?

Erstattungsfähig sind insbesondere:

• Fortgezahltes Arbeitsentgelt bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit

• Entgeltfortzahlung während einer medizinischen Rehabilitationsmaßnahme mit Anspruch auf Fortzahlung

• Je nach Krankenkassensatzung auch die darauf entfallenden Arbeitgeberbeiträge – tatsächlich oder pauschal berechnet

Das AAG sieht grundsätzlich eine Erstattung von 80 Prozent vor. Die Krankenkassensatzung darf den Umfang begrenzen und mehrere Tarife anbieten; der Erstattungssatz darf dabei nicht unter 40 Prozent liegen. Deshalb müssen Umlagesatz, Erstattungssatz und die Behandlung der Arbeitgeberbeiträge für die jeweilige Krankenkasse geprüft werden.

Praxisbeispiel aus einem Pflegedienst

Eine Pflegefachkraft ist zwei Wochen arbeitsunfähig. Das vereinfachte Beispiel rechnet nur mit dem fortgezahlten Bruttoentgelt und unterstellt einen 80-Prozent-Tarif; die konkrete Abrechnung kann wegen Krankenkassensatzung, Arbeitgeberbeiträgen und Abrechnungsparametern abweichen.

• Monatliches Bruttogehalt: 3.500 Euro

• Krankheitsdauer: 14 Kalendertage

• Fortgezahlter Lohn für den Zeitraum: rund 1.633 Euro

Unter diesen Annahmen ergibt sich:

• Entgeltfortzahlung: 1.633 Euro

• U1-Erstattung (80 %): 1.306 Euro

• Verbleibende Belastung: 327 Euro

Das Beispiel zeigt, wie deutlich die finanzielle Belastung reduziert werden kann, insbesondere wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ausfallen.

Besonderheiten in der Pflegebranche

Ambulanter Pflegedienst

Ausfälle wirken sich oft unmittelbar auf die Tourenplanung aus. Neben der Entgeltfortzahlung entstehen zusätzliche Kosten durch Vertretungskräfte oder Mehrarbeit anderer Mitarbeitender.

Eine konsequente U1-Antragstellung hilft dabei, die wirtschaftlichen Auswirkungen zumindest teilweise abzufedern.

Stationäre Pflegeeinrichtungen

In stationären Einrichtungen müssen Dienstpläne häufig kurzfristig angepasst werden. Wegen gesetzlicher Personalanforderungen kann ein Ausfall nicht einfach unbesetzt bleiben.

Die U1-Erstattung ersetzt zwar keine zusätzlichen Vertretungskosten, reduziert aber die Belastung aus der gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltfortzahlung.

Häufige Fehler bei U1-Erstattungen

1. Teilnahmeberechtigung wird nicht regelmäßig geprüft.

2. Krankheitsfälle werden nicht vollständig erfasst.

3. Erstattungsanträge werden verspätet eingereicht.

4. Lohnabrechnungsdaten enthalten fehlerhafte Angaben.

5. Die gewählten Erstattungssätze werden nicht regelmäßig überprüft.

Praxis-Checkliste

☐ Teilnahme am U1-Verfahren geprüft

☐ Beschäftigtenzahl regelmäßig kontrolliert

☐ Passenden Erstattungssatz ausgewählt

☐ Krankheitsfälle vollständig dokumentiert

☐ Elektronische Erstattungsanträge zeitnah eingereicht

☐ Lohnabrechnungsdaten vor Antragstellung geprüft

☐ Wirtschaftliche Auswirkungen von Krankheitsausfällen ausgewertet

Referenztabelle

Was Arbeitgeber jetzt prüfen sollten

Pflegeunternehmen sollten nicht erst während einer Krankheitswelle prüfen, ob ihre Beschäftigtenzahl korrekt ermittelt, der passende U1-Tarif gewählt und der elektronische Antragsprozess eingerichtet ist. Die Erstattung deckt keine Vertretungs- oder Überstundenkosten, kann aber die fortlaufende Entgeltbelastung deutlich reduzieren.

Sinnvoll ist ein jährlicher Check vor dem Tarifwechseltermin der jeweiligen Krankenkasse: Beschäftigtenzahl nachvollziehen, Umlage- und Erstattungssätze vergleichen und abgelehnte oder gekürzte Anträge auswerten.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche, arbeitsrechtliche oder lohnabrechnungsbezogene Beratung. Die konkrete Beurteilung richtet sich nach Beschäftigtenstruktur, Krankenkassensatzung und den tatsächlichen Entgeltfortzahlungsdaten.