Vergütungsverhandlung vorbereiten: Welche Zahlen die Kassen tatsächlich sehen wollen

Auf einen Blick

• Pflegekassen erwarten nachvollziehbare, belastbare und prüfbare Unternehmenszahlen.

• Personalkosten sind meist der wichtigste Verhandlungsfaktor.

• Auslastung, Produktivität und Sachkosten spielen ebenfalls eine zentrale Rolle.

• Reine Kostensteigerungen ohne konkrete Nachweise überzeugen selten.

• Gute Vorbereitung erhöht die Chancen auf angemessene Vergütungssätze erheblich.

• Ambulante und stationäre Einrichtungen müssen unterschiedliche Kennzahlen besonders im Blick behalten.

Wenn die Kosten steigen, reicht ein Hinweis allein nicht aus

Die Geschäftsführung eines Pflegedienstes stellt fest, dass Tarifsteigerungen, höhere Fahrzeugkosten und steigende Verwaltungsausgaben die Ergebnisse zunehmend belasten. Die bestehende Vergütung deckt die tatsächlichen Aufwendungen nicht mehr ausreichend ab.

In der anstehenden Vergütungsverhandlung sind deshalb belastbare Zahlen gefragt. Denn Pflegekassen wollen nicht hören, dass „alles teurer geworden ist“. Sie möchten nachvollziehen können, welche Kosten tatsächlich entstehen, wie wirtschaftlich die Einrichtung arbeitet und warum höhere Vergütungen erforderlich sind.

Personalkosten stehen fast immer im Mittelpunkt

In nahezu jeder Vergütungsverhandlung bilden die Personalkosten die wichtigste Grundlage.

Besonders relevant sind:

• Gehälter und Löhne

• Tarifliche oder tarifähnliche Vergütung

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung

• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit

• Urlaubs- und Krankheitszeiten

• Fort- und Weiterbildungskosten

• Personalgewinnungs- und Bindungsmaßnahmen

Die Pflegekassen prüfen regelmäßig, ob die geltend gemachten Personalkosten plausibel und für die Versorgung notwendig sind. Entsprechend sollten Einrichtungen aktuelle Gehaltsübersichten, Stellenpläne und Personalentwicklungen transparent darstellen.

Die Auslastung entscheidet über die Wirtschaftlichkeit

Neben den Kosten interessiert vor allem die Frage, wie gut vorhandene Kapazitäten genutzt werden.

Wichtige Kennzahlen sind:

Stationäre Pflegeeinrichtungen

• Belegungsquote

• Tatsächliche Bewohnerzahlen

• Leerstandstage

• Pflegegradstruktur

• Fachkraftquote

Ambulante Pflegedienste

• Anzahl versorgter Kunden

• Leistungsstunden pro Mitarbeitendem

• Tourenauslastung

• Fahrtzeiten

• Produktive Pflegezeiten

Eine dauerhaft niedrige Auslastung führt häufig zu kritischen Nachfragen, da Fixkosten auf weniger Leistungen verteilt werden.

Diese Sachkosten sollten nachvollziehbar aufbereitet sein

Personalkosten allein reichen nicht aus.

Auch folgende Kostenblöcke sollten sauber dokumentiert werden:

• Mieten und Nebenkosten

• Fahrzeuge und Mobilität

• Versicherungen

• Software und Digitalisierung

• Medizinprodukte und Verbrauchsmaterial

• Verwaltungskosten

• Externe Dienstleistungen

Entscheidend ist, dass Kosten den Pflegeleistungen nachvollziehbar zugeordnet werden können.

Produktivität und Leistungsmengen werden immer wichtiger

Viele Kostenträger betrachten nicht nur die Ausgaben, sondern auch die erbrachten Leistungen.

Typische Fragestellungen:

• Wie viele Pflegeleistungen werden erbracht?

• Wie haben sich Leistungsstunden entwickelt?

• Wie hoch ist der Umsatz je Vollzeitkraft?

• Wie verändert sich die Nachfrage?

• Gibt es Wartelisten oder Aufnahmestopps?

Wer nachweisen kann, dass höhere Kosten mit einer stabilen oder steigenden Leistungsmenge verbunden sind, stärkt die eigene Verhandlungsposition.

Durchgerechnetes Beispiel

Ein ambulanter Pflegedienst beschäftigt 20 Vollzeitkräfte.

Jährliche Personalkosten:

• Gehälter und Löhne: 950.000 €

• Arbeitgeberanteile: 190.000 €

• Zuschläge: 60.000 €

Gesamte Personalkosten:

1.200.000 €

Die produktiv abrechenbaren Pflege- und Betreuungsstunden betragen jährlich:

24.000 Stunden

Personalkosten je produktiver Stunde:

1.200.000 € ÷ 24.000 Stunden = 50,00 € je Stunde

Steigen die Personalkosten um 8 %, erhöhen sich die jährlichen Personalkosten auf:

1.296.000 €

Neue Personalkosten je produktiver Stunde:

1.296.000 € ÷ 24.000 Stunden = 54,00 € je Stunde

Dieses Beispiel zeigt, warum nachvollziehbare Kalkulationen häufig überzeugender sind als pauschale Forderungen nach höheren Vergütungssätzen.

Besonderheiten für ambulante und stationäre Pflege

Ambulante Dienste

Pflegekassen achten besonders auf:

• Tourenplanung

• Fahrtzeiten

• Produktive Leistungsstunden

• Ausfallzeiten

• Wirtschaftlichkeit einzelner Leistungsbereiche

Stationäre Einrichtungen

Im Fokus stehen häufig:

• Belegungssituation

• Pflegegradmix

• Personalbesetzung

• Tarifentwicklung

• Strukturbedingte Mehrkosten

Je klarer diese Besonderheiten dargestellt werden, desto besser können Verhandlungspartner die wirtschaftliche Situation nachvollziehen.

Praxis-Checkliste

☐ Aktuelle Personalkosten vollständig dokumentieren

☐ Stellenplan und Personalentwicklung vorbereiten

☐ Auslastungszahlen der letzten 12 bis 24 Monate aufbereiten

☐ Leistungsmengen nachvollziehbar darstellen

☐ Sachkostenentwicklung erläutern

☐ Besondere Kostensteigerungen belegen

☐ Kalkulation der benötigten Vergütung nachvollziehbar erstellen

☐ Wirtschaftliche Auswirkungen zu niedriger Vergütung darstellen

☐ Landes- und vertragsrechtliche Besonderheiten berücksichtigen

Referenztabelle

Fazit

Erfolgreiche Vergütungsverhandlungen basieren selten auf allgemeinen Argumenten. Entscheidend sind belastbare Zahlen, nachvollziehbare Kalkulationen und eine transparente Darstellung der wirtschaftlichen Situation. Besonders Personalkosten, Auslastung und Leistungsmengen stehen dabei regelmäßig im Fokus der Pflegekassen.

Wer diese Kennzahlen rechtzeitig vorbereitet und verständlich aufbereitet, verbessert die Chancen auf eine angemessene Vergütungsvereinbarung deutlich.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle steuerliche, betriebswirtschaftliche oder rechtliche Beratung. Die konkrete Vorbereitung von Vergütungsverhandlungen sollte stets unter Berücksichtigung der jeweiligen Einrichtung und der landesspezifischen Rahmenbedingungen erfolgen.