Digitale Anbindung kostet – an welcher Stelle entsteht der Gegenwert?

Auf einen Blick

• Digitale Schnittstellen verursachen zunächst Investitions- und laufende Kosten.

• Der wirtschaftliche Gegenwert entsteht meist durch Zeitersparnis, weniger Fehler und schnellere Prozesse.

• Besonders in Pflegeunternehmen reduzieren digitale Anbindungen doppelte Datenerfassungen.

• Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Dienstplanung und Leistungsabrechnung profitieren häufig am stärksten.

• Der Nutzen zeigt sich nicht nur in geringeren Kosten, sondern auch in besserer Steuerbarkeit des Unternehmens.

• Entscheidend ist die Betrachtung des gesamten Prozesses und nicht nur der Softwarekosten.

Wenn Digitalisierung zunächst nur wie ein Kostenblock aussieht

Eine ambulante Pflegeeinrichtung entscheidet sich für die digitale Anbindung ihrer Tourenplanung an die Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung. Die monatlichen Softwarekosten steigen, zusätzliche Schnittstellen müssen eingerichtet werden und die Mitarbeitenden benötigen eine Einarbeitung.

Auf den ersten Blick entstehen also nur neue Ausgaben.

Die entscheidende Frage lautet jedoch: Wo entsteht der Gegenwert? Die Antwort findet sich selten auf der Software-Rechnung, sondern meist in den Prozessen dahinter.

Was bedeutet digitale Anbindung überhaupt?

Digitale Anbindung bezeichnet die automatisierte Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen. Statt Informationen mehrfach einzutragen, werden sie direkt zwischen Anwendungen ausgetauscht.

Typische Beispiele in Pflegeunternehmen:

• Dienstplanung an die Lohnabrechnung

• Zeiterfassung an die Personalverwaltung

• Pflegesoftware an die Leistungsabrechnung

• Finanzbuchhaltung an Controlling- und Auswertungssysteme

• Dokumentenmanagement an Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

Das Ziel besteht darin, Medienbrüche und Mehrfacherfassungen zu vermeiden.

Der größte Gegenwert: Weniger Verwaltungsaufwand

In vielen Pflegeunternehmen verbringen Mitarbeitende täglich Zeit mit dem Übertragen oder Kontrollieren bereits vorhandener Daten.

Beispiele:

• Arbeitszeiten werden ausgedruckt und manuell in die Lohnabrechnung übernommen.

• Leistungsnachweise werden mehrfach geprüft und übertragen.

• Stammdaten werden in mehreren Systemen gepflegt.

Digitale Schnittstellen reduzieren diese Tätigkeiten erheblich.

Bereits wenige eingesparte Minuten pro Mitarbeitendem und Tag können sich über ein Jahr zu einem beträchtlichen wirtschaftlichen Vorteil summieren.

Beispielrechnung für einen ambulanten Pflegedienst

Ein Pflegedienst spart durch die digitale Übergabe von Arbeitszeiten an die Lohnabrechnung täglich insgesamt 45 Minuten Verwaltungsaufwand.

Annahmen:

• 45 Minuten Einsparung pro Arbeitstag

• 220 Arbeitstage pro Jahr

• kalkulatorische Personalkosten: 30 Euro pro Stunde

Berechnung:

• 0,75 Stunden × 220 Tage = 165 Stunden

• 165 Stunden × 30 Euro = 4.950 Euro jährlicher Gegenwert

Selbst wenn eine digitale Schnittstelle jährlich 1.500 bis 2.500 Euro kostet, kann ein erheblicher wirtschaftlicher Nutzen entstehen.

Weniger Fehler bedeuten weniger Folgekosten

Der Nutzen digitaler Anbindungen wird häufig unterschätzt, weil Fehlerkosten nicht unmittelbar sichtbar sind.

Typische Fehlerquellen:

• Falsch übertragene Arbeitszeiten

• Doppelt erfasste Daten

• Veraltete Mitarbeiterstammdaten

• Abrechnungsfehler gegenüber Kostenträgern

Jede Korrektur verursacht zusätzlichen Aufwand in Verwaltung, Buchhaltung oder Lohnabrechnung.

Eine automatisierte Datenübertragung senkt diese Risiken deutlich.

Schnellere Entscheidungen durch bessere Daten

Digitale Anbindungen liefern nicht nur Effizienzgewinne. Sie verbessern auch die Qualität betriebswirtschaftlicher Informationen.

Geschäftsführungen können häufig schneller erkennen:

• Personalkostenentwicklungen

• Überstundenbestände

• Auslastungen

• wirtschaftliche Abweichungen

• Liquiditätsentwicklungen

Gerade in Pflegeunternehmen mit hohem Personalanteil sind aktuelle Auswertungen ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Besonderheiten für ambulante und stationäre Pflege

Ambulante Pflegedienste

Der größte Nutzen entsteht häufig zwischen:

• Tourenplanung

• Zeiterfassung

• Leistungsabrechnung

• Lohnabrechnung

Hier fallen täglich große Datenmengen an, die ohne Schnittstellen mehrfach verarbeitet werden müssten.

Stationäre Pflegeeinrichtungen

Besonders relevant sind Anbindungen zwischen:

• Dienstplanung

• Zeiterfassung

• Personalwesen

• Finanzbuchhaltung

• Controlling

Durch die Vielzahl von Schichten, Zuschlägen und Arbeitszeitmodellen steigt der Nutzen automatisierter Prozesse häufig deutlich.

Praxis-Checkliste

☐ Alle vorhandenen Softwarelösungen erfassen

☐ Manuelle Datenerfassungen identifizieren

☐ Zeitaufwand für Übertragungen dokumentieren

☐ Fehler- und Korrekturaufwand bewerten

☐ Wirtschaftlichen Nutzen der Schnittstellen berechnen

☐ Laufende Kosten den Einsparungen gegenüberstellen

☐ Regelmäßige Erfolgskontrollen durchführen

Referenztabelle

Fazit

Digitale Anbindungen sind nicht allein nach ihren Kosten zu bewerten. Der eigentliche Gegenwert entsteht häufig durch geringeren Verwaltungsaufwand, weniger Fehler, schnellere Abläufe und bessere betriebswirtschaftliche Auswertungen.

Für Pflegeunternehmen lohnt sich daher nicht die Frage „Was kostet die Schnittstelle?“, sondern vielmehr: „Welche manuellen Tätigkeiten, Fehler und Verzögerungen entfallen dadurch?“

Hinweis

Die wirtschaftliche Bewertung digitaler Anbindungen sollte stets auf die individuelle Situation des Pflegeunternehmens abgestimmt werden. Eine steuerliche, betriebswirtschaftliche oder organisatorische Beratung kann dabei helfen, den tatsächlichen Nutzen fundiert zu ermitteln.