Wann eine Tour Geld verdient – und wann sie nur Umsatz erzeugt

Viele ambulante Pflegedienste bewerten ihre Touren vor allem nach einem Kriterium: Wie viel Umsatz wird auf der Tour erzielt?

Doch genau hier liegt häufig ein gefährlicher Denkfehler. Denn hohe Umsätze bedeuten nicht automatisch hohe Gewinne. Eine Tour kann auf den ersten Blick sehr erfolgreich wirken und trotzdem wirtschaftlich kaum etwas zum Unternehmenserfolg beitragen.

Warum Umsatz allein wenig aussagt

Eine Tour mit vielen Patienten und hohen Abrechnungsbeträgen wirkt zunächst attraktiv. Entscheidend ist jedoch nicht der Umsatz, sondern der Deckungsbeitrag.

Der Deckungsbeitrag beschreibt den Betrag, der nach Abzug der direkt verursachten Kosten übrig bleibt und zur Deckung der allgemeinen Unternehmenskosten beiträgt. Erst wenn eine Tour mehr erwirtschaftet als ihre direkten Kosten verursachen, entsteht ein echter wirtschaftlicher Beitrag für den Pflegedienst.

Welche Kosten bei einer Tour entstehen

Viele Kosten werden im Alltag unterschätzt oder gar nicht einzelnen Touren zugeordnet. Dazu gehören insbesondere:

• Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten

• Fahrzeiten zwischen den Patienten

• Kraftstoff- und Fahrzeugkosten

• Wartung und Reparaturen

• Verwaltungsaufwand

• Ausfallzeiten

• Dokumentationsaufwand

• Bereitschafts- und Organisationskosten

Gerade Fahrzeiten entwickeln sich in vielen Regionen zu einem erheblichen Kostenfaktor. Die Pflegeleistung wird vergütet – die Personalkosten laufen jedoch auch dann weiter, wenn Mitarbeitende im Auto sitzen.

Der häufigste Fehler in der Praxis

Viele Pflegedienste betrachten ausschließlich den Umsatz pro Patient oder pro Tour. Nicht analysiert werden dagegen:

• tatsächliche Einsatzzeiten

• Fahrzeiten

• Personaleinsatz

• Auslastung der Tour

• Wirtschaftlichkeit einzelner Leistungsarten

Dadurch entstehen häufig Touren, die zwar hohe Umsätze generieren, aber nur geringe Gewinne erwirtschaften.

Warum Fahrzeiten über Gewinn oder Verlust entscheiden können

Zwei Touren können denselben Umsatz erzielen und trotzdem völlig unterschiedliche Ergebnisse liefern.

Beispiel:

Tour A:

• 1.200 Euro Umsatz

• kurze Wege, hohe Patientendichte, geringe Leerzeiten

Tour B:

• 1.200 Euro Umsatz

• lange Anfahrtswege, viele Einzelbesuche, hohe Ausfallzeiten

Der Umsatz ist identisch – der wirtschaftliche Ertrag kann jedoch erheblich voneinander abweichen. Gerade in ländlichen Regionen oder bei stark verteilten Einsatzgebieten wird dieser Effekt häufig unterschätzt.

Welche Kennzahlen Geschäftsführer regelmäßig prüfen sollten

Wer die Wirtschaftlichkeit seiner Touren beurteilen möchte, sollte nicht nur auf den Umsatz schauen. Wichtige Kennzahlen sind unter anderem:

• Umsatz pro Tour

• Umsatz pro Mitarbeiterstunde

• Pflegezeitquote (Anteil der vergüteten Pflegezeit an der Gesamtarbeitszeit)

• Fahrzeitquote (Anteil der Fahrzeit an der Gesamtarbeitszeit)

• Auslastungsgrad

• Deckungsbeitrag pro Tour

• Deckungsbeitrag pro Patient

• durchschnittliche Wegstrecken

Erst die Kombination dieser Kennzahlen ermöglicht eine fundierte wirtschaftliche Bewertung.

Nicht jeder Patient trägt gleich zum Ergebnis bei

Zwei Patienten mit ähnlichem Leistungsumfang können für den Pflegedienst völlig unterschiedliche Ergebnisse erzeugen. Gründe können sein:

• unterschiedliche Anfahrtswege

• verschiedene Leistungszeiten

• abweichender Dokumentationsaufwand

• unterschiedliche Terminstrukturen

• besondere organisatorische Anforderungen

Deshalb sollte die Wirtschaftlichkeit nicht nur auf Tourenebene, sondern regelmäßig auch auf Patientenebene betrachtet werden.

Tourenplanung ist heute ein betriebswirtschaftliches Thema

Moderne Tourenplanung dient längst nicht mehr nur der Organisation. Sie beeinflusst unmittelbar:

• die Personalkosten

• die Fahrzeugkosten

• die Mitarbeiterzufriedenheit

• die Auslastung

• die Liquidität

• den Unternehmensgewinn

Bereits kleine Optimierungen bei Fahrzeiten oder Tourenzuschnitten können über das Jahr hinweg erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen haben.

Warum die reine Auslastung täuschen kann

Viele Geschäftsführer freuen sich über vollständig ausgelastete Mitarbeitende. Doch auch eine vollständig ausgelastete Tour kann wirtschaftlich problematisch sein.

Wenn ein großer Teil der Arbeitszeit auf Fahrten, Umwege oder organisatorische Tätigkeiten entfällt, entsteht zwar Beschäftigung – aber nicht automatisch Gewinn. Das Ziel sollte deshalb nicht maximale Auslastung sein, sondern eine möglichst wirtschaftliche Auslastung.

Fazit

Eine Tour verdient nicht automatisch Geld, nur weil sie viel Umsatz erzeugt. Entscheidend ist, welcher Betrag nach Abzug aller direkt verursachten Kosten tatsächlich übrig bleibt.

Wer ausschließlich auf Umsätze blickt, übersieht häufig die wahren Ertrags- und Kostentreiber seines Pflegedienstes. Gerade in Zeiten steigender Personalkosten und zunehmendem Fachkräftemangel wird die Analyse von Touren, Fahrzeiten und Deckungsbeiträgen immer wichtiger.

Die erfolgreichsten Pflegedienste steuern deshalb nicht nur ihre Umsätze – sondern vor allem die Wirtschaftlichkeit jeder einzelnen Tour.