SFN-Zuschläge in der Pflege: Die drei häufigsten Abrechnungsfehler

SFN-Zuschläge in der Pflege: Die drei häufigsten Abrechnungsfehler

Steuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit richtig abrechnen und Risiken bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen vermeiden

Pflegedienste arbeiten rund um die Uhr. Frühdienste beginnen oft bereits in den frühen Morgenstunden, Nachtdienste sichern die Versorgung bis zum nächsten Tag und auch an Sonn- und Feiertagen müssen Pflegebedürftige zuverlässig betreut werden. Für diese besonderen Arbeitszeiten erhalten viele Mitarbeitende Zuschläge.

Diese sogenannten SFN-Zuschläge – also Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit – können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Das macht sie sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeitende attraktiv. Allerdings gelten hierfür strenge gesetzliche Vorgaben. Werden diese nicht eingehalten, drohen bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung Nachzahlungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen.

Warum SFN-Zuschläge für Pflegedienste besonders wichtig sind

Kaum eine Branche ist so stark auf Schichtarbeit angewiesen wie die Pflege. Viele Mitarbeitende arbeiten regelmäßig nachts, an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen sowie im Wechsel zwischen Früh-, Spät- und Nachtschicht.

Die entsprechenden Zuschläge stellen einen wichtigen Bestandteil der Vergütung dar. Gleichzeitig können sie – bei richtiger Gestaltung – steuer- und teilweise auch sozialversicherungsfrei ausgezahlt werden. Dadurch erhalten Mitarbeitende einen höheren Nettobetrag, ohne dass für den Arbeitgeber die gleichen Lohnnebenkosten entstehen wie bei einer regulären Gehaltserhöhung.

Gerade deshalb prüfen Finanzverwaltung und Deutsche Rentenversicherung diese Zuschläge regelmäßig besonders genau.

Was sind SFN-Zuschläge?

SFN-Zuschläge sind Zuschläge, die zusätzlich zum vereinbarten Grundlohn für Arbeit zu besonderen Zeiten gezahlt werden – für Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und Arbeit an gesetzlichen Feiertagen. Die Steuerbefreiung ist in § 3b EStG (Einkommensteuergesetz) geregelt.

Wichtig ist: Nicht der gesamte Zuschlag ist automatisch steuerfrei. Steuerfrei ist er nur, wenn sämtliche gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wann sind SFN-Zuschläge steuerfrei?

Damit Zuschläge steuerfrei bleiben, müssen mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein.

1. Der Zuschlag muss zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden

Der Zuschlag darf kein Bestandteil des normalen Gehalts sein. Er muss ausdrücklich zusätzlich für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden. Eine bloße Umwandlung von regulärem Arbeitslohn in steuerfreie Zuschläge ist grundsätzlich nicht zulässig.

2. Es muss tatsächlich zu den begünstigten Zeiten gearbeitet worden sein

Steuerfrei sind Zuschläge nur für tatsächlich geleistete Arbeit. Urlaub, Krankheit oder Bereitschaftszeiten ohne tatsächliche Arbeitsleistung erfüllen diese Voraussetzung grundsätzlich nicht. Die Arbeitszeiten müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.

3. Die gesetzlichen Höchstgrenzen und Zeiträume müssen eingehalten werden

Das Einkommensteuergesetz sieht maximale steuerfreie Zuschlagssätze vor. Unter anderem gelten folgende Grenzen:

Nachtarbeit (20:00 bis 6:00 Uhr): bis zu 25 Prozent des Grundlohns; für die Zeit von 0:00 bis 4:00 Uhr erhöht sich der Satz auf bis zu 40 Prozent
Sonntagsarbeit: bis zu 50 Prozent des Grundlohns
Arbeit an gesetzlichen Feiertagen sowie am 31. Dezember ab 14:00 Uhr: bis zu 125 Prozent des Grundlohns
Arbeit am 24. Dezember ab 14:00 Uhr, am 25. und 26. Dezember sowie am 1. Mai: bis zu 150 Prozent des Grundlohns

Darüber hinaus gezahlte Zuschläge sind grundsätzlich steuerpflichtig. Außerdem ist für die Steuerfreiheit nur ein gesetzlich begrenzter Grundlohn je Stunde maßgeblich. Seit 2024 beträgt dieser Höchstbetrag 50 Euro je Stunde. Übersteigt der tatsächliche Stundenlohn diesen Betrag, wird die Berechnung der steuerfreien Zuschläge auf Basis von 50 Euro gekappt.

Steuerfreiheit bedeutet nicht automatisch Sozialversicherungsfreiheit

Ein häufiger Irrtum besteht darin, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht gleichzusetzen. Zwar sind steuerfreie SFN-Zuschläge häufig auch sozialversicherungsfrei – die Voraussetzungen sind jedoch nicht identisch.

Für die Sozialversicherungsfreiheit gelten eigene Regelungen nach § 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV (Sozialversicherungsentgeltverordnung). Danach sind Zuschläge sozialversicherungsfrei, wenn sie für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden und die steuerlichen Voraussetzungen nach § 3b EStG erfüllt sind. Deshalb sollte stets geprüft werden, ob sowohl die steuerlichen als auch die sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Die drei häufigsten Abrechnungsfehler

Fehler 1: Pauschale Zuschläge ohne genaue Arbeitszeiterfassung

In vielen Pflegediensten erhalten Mitarbeitende pauschale Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit. Das Problem: Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden nachgewiesen werden können. Fehlen genaue Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, kann die Finanzverwaltung die Steuerfreiheit versagen.

Gerade seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) zur grundsätzlichen Pflicht der Arbeitszeiterfassung gewinnt dieser Punkt zusätzlich an Bedeutung. Pflegedienste, die noch keine lückenlose elektronische Zeiterfassung nutzen, sollten dies als dringende Priorität behandeln.

Fehler 2: Falscher Grundlohn

Die Höhe der steuerfreien Zuschläge richtet sich nach dem sogenannten Grundlohn, der nach den gesetzlichen Vorgaben des § 3b EStG ermittelt wird und nicht immer dem tatsächlich gezahlten Stundenlohn entspricht. Wer hier falsche Berechnungen verwendet, riskiert fehlerhafte Lohnabrechnungen.

Insbesondere folgende Bestandteile erhöhen den Grundlohn nicht und sollten daher nicht in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden:

Bereitschaftsdienstvergütungen
Rufbereitschaftsentschädigungen
einmalige Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld
bestimmte Zulagen, die nicht regelmäßig und gleichmäßig gezahlt werden

Fehler 3: Zuschläge werden auch für nicht begünstigte Zeiten gezahlt

Nicht jede Arbeitsstunde während einer Schicht erfüllt automatisch die Voraussetzungen für steuerfreie Zuschläge. Schichten können teilweise in begünstigte und teilweise in nicht begünstigte Zeiträume fallen. Wer den Zuschlag pauschal für die gesamte Schicht berechnet, ohne die tatsächlichen Zeiten zu berücksichtigen, riskiert Nachforderungen.

Beispiel: Eine Schicht von 18:00 bis 23:00 Uhr enthält erst ab 20:00 Uhr einen steuerfreien Nachtzuschlag. Die ersten zwei Stunden von 18:00 bis 20:00 Uhr sind nicht begünstigt und müssen entsprechend getrennt abgerechnet werden.

Besonderheiten in der Pflege

Pflegedienste stehen vor zusätzlichen Herausforderungen: wechselnde Tourenzeiten, kurzfristige Dienstplanänderungen, Rufbereitschaften, Bereitschaftsdienste, Einsätze an gesetzlichen Feiertagen und die Kombination mehrerer Zuschlagsarten in einer Schicht.

Gerade deshalb sollte die Lohnabrechnung möglichst automatisiert erfolgen und auf den tatsächlich erfassten Arbeitszeiten basieren. Eine enge Abstimmung zwischen Dienstplanung und Lohnabrechnung ist dabei unerlässlich – Fehler im Dienstplan übertragen sich sonst direkt auf die Lohnabrechnung.

Welche Unterlagen sollten aufbewahrt werden?

Für eine rechtssichere Abrechnung sollten insbesondere folgende Unterlagen vollständig vorhanden sein:

Dienstpläne und Arbeitszeitnachweise
elektronische Zeiterfassungen
Lohnabrechnungen
Vereinbarungen über Zuschläge
Arbeitsverträge
Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen

Die Aufbewahrungsfrist für lohnsteuerrelevante Unterlagen beträgt grundsätzlich sechs Jahre, für Unterlagen mit steuerlicher Relevanz im Sinne der Abgabenordnung in der Regel zehn Jahre. Je besser die Dokumentation ist, desto einfacher lassen sich spätere Rückfragen bei einer Prüfung beantworten.

Typische Irrtümer

„Alle Nachtzuschläge sind steuerfrei."
Falsch. Steuerfreiheit besteht nur innerhalb der gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere müssen die begünstigten Zeiträume, der korrekte Grundlohn und die Höchstsätze eingehalten werden.

„Tarifvertrag bedeutet automatisch Steuerfreiheit."
Ebenfalls falsch. Auch tarifvertraglich vereinbarte Zuschläge müssen die steuerlichen Voraussetzungen des § 3b EStG erfüllen.

„Wenn der Steuerberater die Lohnabrechnung erstellt, muss ich nichts dokumentieren."
Auch das stimmt nicht. Für die vollständige Dokumentation der Arbeitszeiten bleibt der Arbeitgeber verantwortlich. Der Steuerberater kann nur auf Basis der ihm vorliegenden Daten abrechnen.

So vermeiden Pflegedienste teure Nachzahlungen

Eine rechtssichere Abrechnung gelingt vor allem durch:

eine lückenlose, möglichst elektronische Arbeitszeiterfassung
aktuelle Lohnabrechnungsprogramme mit hinterlegten Zuschlagsregeln
regelmäßige Prüfung der Zuschlagsberechnung – mindestens einmal jährlich
Schulung der Personalabteilung zu aktuellen gesetzlichen Anforderungen
enge Abstimmung zwischen Dienstplanung und Lohnabrechnung
regelmäßige Überprüfung tariflicher Änderungen

Gerade bei größeren Pflegediensten lohnt sich zudem eine interne Prüfung der Zuschlagsabrechnung in regelmäßigen Abständen – idealerweise bevor eine externe Prüfung stattfindet.

Fazit

SFN-Zuschläge sind ein wichtiger Bestandteil der Vergütung in der Pflege. Richtig angewendet bieten sie sowohl Arbeitgebern als auch Mitarbeitenden erhebliche steuerliche Vorteile nach § 3b EStG. Die gesetzlichen Voraussetzungen sind jedoch komplex.

Besonders unvollständige Arbeitszeitnachweise, fehlerhafte Berechnungen des Grundlohns und pauschale Zuschlagsabrechnungen ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Zeiträume gehören zu den häufigsten Ursachen für Beanstandungen bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen.

Wer seine Prozesse regelmäßig überprüft, eine zuverlässige Arbeitszeiterfassung nutzt und die gesetzlichen Vorgaben konsequent einhält, reduziert das Risiko teurer Nachzahlungen erheblich und schafft gleichzeitig Transparenz für Mitarbeitende und Prüfer.