SFN-Zuschläge in der Pflege: Steuerfreiheit und Sozialversicherung richtig berechnen

Ein Nachtzuschlag kann vollständig steuerfrei und trotzdem teilweise beitragspflichtig sein. Der Grund: Für die Steuerbefreiung und die Sozialversicherung gelten unterschiedliche Grundlohngrenzen. Zusätzlich müssen Einsatzzeit, Vergütungsvereinbarung und Nachweise zusammenpassen. Ein hinterlegter Prozentsatz im Lohnprogramm reicht als Prüfung nicht aus.

Zuerst den Vergütungsanspruch klären

§ 3b EStG regelt die Steuerbefreiung bestimmter Zuschläge. Er begründet allein keinen Anspruch auf jeden dort genannten Zuschlag. Ob und in welcher Höhe ein Zuschlag geschuldet ist, ergibt sich aus den einschlägigen gesetzlichen, tariflichen und vertraglichen Vorgaben.

Die Abrechnung muss deshalb zuerst den vereinbarten Zuschlag ermitteln und anschließend dessen steuer- und beitragsfreien Anteil prüfen. Ein tariflicher Satz kann von der steuerlichen Höchstgrenze abweichen.

Welche Zeiten und Höchstsätze steuerlich begünstigt sind

Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr: bis zu 25 Prozent des maßgeblichen Grundlohns.
Von 0 bis 4 Uhr: bis zu 40 Prozent, wenn die Nachtarbeit bereits vor Mitternacht aufgenommen wurde.
Sonntagsarbeit: bis zu 50 Prozent.
Gesetzliche Feiertage und der 31. Dezember ab 14 Uhr: bis zu 125 Prozent.
24. Dezember ab 14 Uhr, 25. und 26. Dezember sowie 1. Mai: bis zu 150 Prozent.

Der steuerliche Grundlohn ist auf höchstens 50 Euro je Stunde begrenzt. Feiertage bestimmen sich nach dem Ort der Arbeitsstätte. Bei einer vor Mitternacht begonnenen Nachtschicht gelten außerdem besondere Regeln für die Zeit bis 4 Uhr des Folgetags. Treffen Zuschlagsarten zusammen, müssen die Kombinationsregeln geprüft werden; Sonntags- und Feiertagsgrenzen lassen sich nicht einfach addieren.

Ordnen Sie Zeiten innerhalb einer Schicht genau zu. Bei einer Schicht von 18 bis 23 Uhr beginnt der steuerlich begünstigte Nachtzeitraum beispielsweise erst um 20 Uhr. Pausen und andere nicht begünstigte Zeiten sind bei der Berechnung zu berücksichtigen.

Warum bei 25 Euro eine zweite Grenze wichtig wird

Für die Sozialversicherung gilt nach der SvEV: Soweit der Grundlohn, auf dem SFN-Zuschläge berechnet werden, mehr als 25 Euro je Stunde beträgt, greift die Beitragsfreiheit nicht. Die steuerliche Grenze von 50 Euro darf daher nicht zugleich als sozialversicherungsrechtliche Grenze verwendet werden.

Vereinfachtes Beispiel für eine begünstigte Nachtarbeitsstunde: Der maßgebliche Grundlohn beträgt 30 Euro, der zusätzlich gezahlte Nachtzuschlag 25 Prozent. Der Zuschlag beläuft sich auf 7,50 Euro und kann bei erfüllten Voraussetzungen steuerfrei sein. Für die Beitragsfreiheit werden nur 25 Euro × 25 Prozent = 6,25 Euro angesetzt. Die verbleibenden 1,25 Euro sind grundsätzlich beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Das Beispiel zeigt die Trennung der beiden Berechnungen; individuelle Versicherungsverhältnisse und weitere Entgeltbestandteile sind bei der tatsächlichen Abrechnung zusätzlich zu prüfen.

Bereitschaftsdienst nicht pauschal ausschließen

Bereitschaftsdienst ist nicht mit bloßer Rufbereitschaft gleichzusetzen. Der BFH hat mit Urteil vom 11. April 2024, VI R 1/22, bestätigt, dass Zuschläge für die dort behandelten Bereitschaftsdienste steuerfrei sein können. Für die Bemessung war der Arbeitslohn für die regelmäßige Arbeitszeit maßgeblich, nicht nur das gesonderte Bereitschaftsdienstentgelt.

Die Aussage, ohne einen aktiven Einsatz sei jeder Bereitschaftsdienstzuschlag steuerpflichtig, wäre deshalb zu pauschal. Prüfen Sie Dienstform, geschuldete Tätigkeit, tatsächlich geleistete Zeit und Vergütungsregelung anhand des konkreten Falls. Eine Bereitschaftspauschale ist zugleich nicht automatisch ein begünstigter SFN-Zuschlag.

Welche Nachweise die Abrechnung braucht

Vereinbarung über Grundvergütung und jeweilige Zuschläge.
Tatsächliche Arbeitszeiten mit Datum, Beginn, Ende und Pausen.
Zuordnung von Nacht-, Sonntags- und Feiertagszeiten einschließlich Schichtwechseln.
Getrennte Erfassung von Arbeit, Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft und Ausfallzeiten.
Nachvollziehbare Berechnung von steuerfreiem, beitragsfreiem und gegebenenfalls pflichtigem Anteil.

Ein Dienstplan zeigt zunächst die Planung. Übernehmen Sie Änderungen und tatsächlich geleistete Zeiten, bevor der Zuschlagslauf freigegeben wird. Die Nachweisführung ist nicht schon deshalb ausreichend, weil sie elektronisch erfolgt.

Pauschale Abschläge benötigen eine belastbare Zuordnung und Abrechnung anhand der tatsächlichen begünstigten Stunden. Zuschläge, die für Urlaub oder Krankheit fortgezahlt werden, erfüllen regelmäßig nicht die Voraussetzung tatsächlich geleisteter SFN-Arbeit.

Eine Kontrollrechnung pro typischem Schichtmodell

Prüfen Sie einen normalen Nachtdienst, einen Dienst über Mitternacht und einen Feiertagsfall manuell gegen die Softwareabrechnung. Nehmen Sie außerdem einen Grundlohn über 25 Euro und einen Bereitschaftsdienst in die Stichprobe auf. So werden falsche Grundeinstellungen sichtbar, bevor sie sich über viele Abrechnungsmonate fortsetzen.

Rechtsgrundlagen und Rechtsprechung

§ 3b EStG: Steuerfreie Zuschläge und begünstigte Zeiten

§ 1 SvEV: Beitragsrechtliche Behandlung und 25-Euro-Grenze

BFH, 11. April 2024, VI R 1/22: Zuschläge für Bereitschaftsdienste

Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026: Anwendung und Kombination von SFN-Zuschlägen