Privatwagen im Pflegedienst: Die größten Fehler bei der Abrechnung

Viele Pflegedienste nutzen im Alltag die Fahrzeuge ihrer Mitarbeitenden. Gerade bei kurzfristigen Einsätzen, Vertretungen oder in Wachstumsphasen erscheint dies oft als einfache Lösung. Doch genau hier entstehen regelmäßig Fehler mit steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Folgen.

Warum das Thema so wichtig ist

Ambulante Pflege ohne Mobilität funktioniert nicht. Während viele größere Pflegedienste auf eigene Fahrzeugflotten setzen, nutzen kleinere und mittlere Einrichtungen häufig Privatwagen ihrer Mitarbeitenden.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• keine Anschaffungskosten für den Arbeitgeber

• geringerer Verwaltungsaufwand

• schnelle Einsatzbereitschaft

• flexible Tourenplanung

Allerdings entstehen dadurch zahlreiche Fragen: Welche Kosten dürfen erstattet werden? Sind Erstattungen steuerfrei? Welche Nachweise sind erforderlich? Was passiert bei einem Unfall? Wie werden Fahrten korrekt dokumentiert?

Der häufigste Fehler: Keine klare Regelung

In vielen Pflegediensten wird die Nutzung privater Fahrzeuge lediglich mündlich vereinbart. Das kann später zu Problemen führen.

Sinnvoll ist eine schriftliche Regelung, die unter anderem festlegt:

• wann Privatfahrzeuge genutzt werden dürfen

• wie die Erstattung erfolgt

• welche Nachweise erforderlich sind

• wer bei Schäden haftet

• wie Dienstfahrten dokumentiert werden

Je klarer die Vereinbarung, desto geringer das Risiko späterer Streitigkeiten.

Fehler Nr. 2: Falsche Kilometerpauschalen

Der bekannteste Erstattungsweg ist die steuerfreie Kilometerpauschale. Für beruflich veranlasste Fahrten mit dem privaten Pkw können Arbeitgeber aktuell 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer steuerfrei erstatten – ab dem 21. Kilometer erhöht sich dieser Betrag auf 0,38 Euro.

Diese Pauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab, insbesondere Kraftstoff, Versicherung, Wartung, Reparaturen, Reifen und Wertverlust.

Ein häufiger Fehler besteht darin, zusätzlich einzelne Fahrzeugkosten zu erstatten, obwohl bereits die Kilometerpauschale gezahlt wird. Dadurch können steuerliche Probleme entstehen.

Fehler Nr. 3: Fehlende Fahrtnachweise

Die steuerfreie Erstattung setzt voraus, dass die dienstlich gefahrenen Kilometer nachvollziehbar dokumentiert werden. In der Praxis fehlen häufig:

• Datum der Fahrt

• Ziel der Fahrt

• Anlass der Fahrt

• gefahrene Kilometer

Ohne ausreichende Dokumentation kann das Finanzamt die Steuerfreiheit der Erstattung infrage stellen.

Fehler Nr. 4: Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte falsch behandeln

Nicht jede Fahrt ist automatisch eine Dienstfahrt. Der Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt grundsätzlich als Arbeitsweg – für diese Fahrten gelten andere steuerliche Regelungen als für Dienstfahrten zu Patienten.

Für ambulante Pflegedienste ist dabei besonders relevant: Fährt eine Pflegekraft morgens direkt von zuhause zum ersten Patienten, ohne vorher die Pflegedienstzentrale aufzusuchen, kann diese Fahrt unter bestimmten Voraussetzungen als Dienstfahrt gewertet werden. Die steuerliche Beurteilung hängt jedoch vom konkreten Einzelfall ab und sollte sorgfältig geprüft werden.

Fehler Nr. 5: Unfälle und Haftung nicht regeln

Ein oft übersehener Punkt betrifft Verkehrsunfälle. Kommt es während einer dienstlichen Fahrt mit dem Privatwagen zu einem Unfall, stellt sich schnell die Frage: Wer trägt den Schaden?

Die Antwort hängt von vielen Faktoren ab:

• Ursache des Unfalls

• arbeitsvertragliche Regelungen

• Versicherungsbedingungen

• Grad des Verschuldens

Fehlen klare Vereinbarungen, kann dies zu erheblichen Konflikten zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden führen. Hinzu kommt ein oft übersehener Punkt: Die private Kfz-Versicherung der Mitarbeitenden schließt gewerbliche Nutzung häufig aus oder setzt eine gesonderte Zustimmung des Versicherers voraus. Pflegedienste sollten daher prüfen, ob eine betriebliche Zusatzversicherung oder eine entsprechende Klausel im Versicherungsvertrag der Mitarbeitenden vorhanden ist.

Fehler Nr. 6: Wirtschaftlichkeit nicht prüfen

Viele Geschäftsführer gehen davon aus, dass Privatfahrzeuge automatisch günstiger sind als eigene Dienstwagen. Das muss nicht stimmen.

Zu berücksichtigen sind unter anderem:

• Kilometererstattungen

• Verwaltungsaufwand

• Haftungsrisiken

• Verfügbarkeit der Fahrzeuge

• Mitarbeiterzufriedenheit

• Versicherungsfragen

Je nach Tourenstruktur kann ein eigener Fuhrpark langfristig wirtschaftlicher sein als die dauerhafte Nutzung privater Fahrzeuge.

Fehler Nr. 7: Sozialversicherungsrechtliche Risiken übersehen

Erstattungen für dienstlich veranlasste Fahrten können unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen. Wer jedoch pauschale Fahrzeugzuschüsse ohne konkreten Bezug zu tatsächlichen Dienstfahrten zahlt, riskiert eine andere Beurteilung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen.

Gerade pauschale monatliche Fahrzeugzulagen sollten daher vor Einführung sorgfältig geprüft werden.

Was Pflegedienste regelmäßig kontrollieren sollten

Geschäftsführung und Buchhaltung sollten insbesondere folgende Punkte im Blick behalten:

• aktuelle Dienstwagen- und Fahrzeugrichtlinien

• vollständige Fahrtnachweise

• korrekte Kilometerabrechnungen

• arbeitsvertragliche Regelungen

• Haftungs- und Versicherungsfragen

• Wirtschaftlichkeit des gewählten Modells

Eine regelmäßige Überprüfung verhindert spätere Nachforderungen und Prüfungsfeststellungen.

Fazit

Die Nutzung privater Fahrzeuge im Pflegedienst kann eine praktikable Lösung sein. Gleichzeitig gehört sie zu den Bereichen, in denen bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen regelmäßig Fehler festgestellt werden.

Besonders wichtig sind eine klare vertragliche Regelung, vollständige Fahrtnachweise und eine korrekte steuerliche Behandlung der Erstattungen. Wer diese Punkte beachtet, reduziert Risiken und schafft Transparenz für Mitarbeitende, Buchhaltung und Geschäftsführung.