Nachtschicht ab 20:00 oder ab 22:00? Die 2026er Regelung für Pflegekräfte

Nachtschichtzulagen richtig berechnen: TVöD, Pflege & neue Regeln 2026

Nachtschichtzulagen korrekt abzurechnen gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben in der Lohnbuchhaltung – besonders wenn Beschäftigte im öffentlichen Dienst und in privaten Pflegebetrieben unter einem Dach abgerechnet werden. Wer die unterschiedlichen Zulagengrenzen nicht kennt, riskiert fehlerhafte Abrechnungen, Nachzahlungen und rechtliche Auseinandersetzungen.

Was sind Nachtschichtzulagen und wer hat Anspruch darauf?

Nachtschichtzulagen sind steuer- und sozialversicherungsrechtlich begünstigte Zuschläge, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern für geleistete Arbeit in den Nachtstunden zustehen. Nach § 3b EStG sind Zuschläge für Nachtarbeit unter bestimmten Voraussetzungen lohnsteuerfrei – allerdings nur bis zu festgelegten Prozentsätzen des Grundlohns und innerhalb definierter Nachtzeiten.

Anspruch auf eine Nachtschichtzulage haben Beschäftigte, deren Arbeitszeit regelmäßig oder gelegentlich in die gesetzlich definierten Nachtzeiten fällt. Für die steuerliche Begünstigung gilt: Die Arbeit muss tatsächlich in der Zeit zwischen 20:00 Uhr und 6:00 Uhr erbracht worden sein.

TVöD vs. private Pflegedienste: Die wichtigsten Unterschiede

Ein zentraler Knackpunkt in der Praxis ist der Unterschied zwischen dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) und den Regelungen in privaten Pflegeeinrichtungen.

Im TVöD sind Nachtarbeitszuschläge tariflich klar geregelt. Beschäftigte erhalten für Nachtarbeit (in der Regel ab 21:00 Uhr) einen prozentualen Aufschlag auf den Stundenlohn. Dieser Zuschlag variiert je nach Schichtmodell und Tarifbereich (z. B. TVöD-K für Krankenhäuser, TVöD-P für Pflege).

Bei privaten Pflegediensten hingegen richtet sich die Zulage häufig nach einzelvertraglichen oder hausinternen Regelungen oder nach dem jeweils geltenden Branchentarifvertrag. Die Bandbreite der Zuschlaghöhen ist hier deutlich größer – was Spielraum, aber auch Unklarheit schafft.

Wer beide Beschäftigtengruppen unter sich hat, muss die jeweiligen Tarifgrenzen sauber auseinanderhalten und in der Lohnbuchhaltungssoftware korrekt hinterlegen.

Praxisbeispiel: Nachtschichtzulage konkret berechnen

Anhand eines einfachen Beispiels lässt sich die Auswirkung des Schichtbeginns auf die Gesamtvergütung gut veranschaulichen:

Grunddaten:

• Stundenlohn: 20,00 €/h

• Zulage ab 20:00 Uhr: 2,00 €/h

• Zulage ab 22:00 Uhr: 3,50 €/h

Gesamtvergütung bei 8 Stunden Nachtarbeit:

• Schichtbeginn 20:00 Uhr:
  22,00 € + 2,00 € = 22,00 €/h → Gesamtvergütung: 176,00 €

• Schichtbeginn 22:00 Uhr:
  20,00 € + 3,50 € = 23,50 €/h → Gesamtvergütung: 188,00 €

Dieses Beispiel zeigt: Bereits eine Verschiebung des Schichtbeginns um zwei Stunden kann zu einer spürbaren Differenz in der Vergütung führen – und damit auch in der Lohnsumme des Betriebs. Eine präzise Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten ist daher unerlässlich.

Nachtschichtzulagen 2026: Was ändert sich wirklich?

Für 2026 stehen weiterhin Diskussionen rund um steuerliche und tarifliche Anpassungen im Raum. Für Pflegebetriebe und Unternehmen mit Schichtmodellen empfiehlt sich eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den bevorstehenden Änderungen, um:

• Lohnabrechnungen rechtzeitig anzupassen,

• Compliance-Risiken zu minimieren,

• und Mitarbeitende korrekt und transparent zu informieren.

Einordnung der diskutierten 100-€-Grenze

In der Praxis wurde zeitweise eine pauschale „100-€-Grenze für steuerfreie Nachtzuschläge“ diskutiert.

👉 Aktuelle Klarstellung:
Diese Überlegung wurde im politischen Verfahren nicht weiterverfolgt und damit verworfen.

Damit gilt weiterhin ausschließlich die bestehende Systematik nach § 3b EStG (prozentuale Steuerfreiheit auf Basis des Grundlohns und der Nachtarbeitszeiten).

Handlungsempfehlungen für die Lohnbuchhaltung

Damit Nachtschichtzulagen korrekt abgerechnet werden, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

1. Zeiterfassung präzisieren: Stunden, die in unterschiedlichen Zulagezeiten liegen (z. B. 20–22 Uhr vs. ab 22 Uhr), müssen separat erfasst und zugeordnet werden.

2. Tarifverträge regelmäßig prüfen: Änderungen im TVöD oder in Branchentarifverträgen können Zulagehöhen direkt beeinflussen.

3. Steuerliche Freigrenzen kennen: Nach § 3b EStG sind Nachtarbeitszuschläge nur bis zu einem bestimmten Prozentsatz des Grundlohns steuerfrei. Dieser Grundlohn ist gedeckelt – ein häufig übersehener Fallstrick.

4. Systemische Abbildung sicherstellen: Lohnbuchhaltungssoftware (z. B. DATEV) muss die verschiedenen Zulagestufen korrekt parametrisiert haben.

5. Frühzeitig auf 2026 vorbereiten: Nutzen Sie die Zeit bis zum Jahreswechsel, um Prozesse zu überprüfen und ggf. externe Beratung in Anspruch zu nehmen.

Fazit

Die korrekte Berechnung von Nachtschichtzulagen ist kein Selbstläufer. Zwischen TVöD und privatem Pflegesektor, zwischen unterschiedlichen Schichtbeginnzeiten und den steuerlichen Freigrenzen lauern zahlreiche Fallstricke. Wer jetzt die Grundlagen versteht und sich frühzeitig auf die Änderungen 2026 vorbereitet, schützt sein Unternehmen vor kostspieligen Fehlern.

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