Langzeitkranke Pflegekraft nach 6 Monaten: Was Arbeitgeber zahlen, schulden und tun sollten

Nach sechs Wochen endet die Lohnfortzahlungspflicht – aber nicht die Verantwortung des Arbeitgebers. Was danach kommt: Krankengeld, BEM-Gespräche, Wiedereingliederung, und irgendwann die Rückkehr. In vielen Pflegeeinrichtungen wird dieser Prozess reaktiv angegangen – mit der Folge, dass gut ausgebildete Fachkräfte dauerhaft verloren gehen, die mit besserer Begleitung zurückgekehrt wären. Dieser Artikel zeigt, was rechtlich gilt, was buchhalterisch zu beachten ist – und wie eine strukturierte Rückkehr gelingt.

Phase 1: Die ersten 6 Wochen – Lohnfortzahlung

Für die erste Krankheitsphase gilt die gesetzliche Grundregel: Der Arbeitgeber zahlt bis zu 6 Wochen den vollen Bruttolohn fort (§ 3 EFZG). Das gilt pro Erkrankung – bei einer neuen, anderen Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist neu.

Wichtig: Über das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) erstatten die Krankenkassen im Rahmen des U1-Verfahrens einen Teil der Lohnfortzahlungskosten – abhängig vom gewählten Erstattungssatz. Viele kleinere Pflegebetriebe versäumen es, diese Erstattung konsequent zu beantragen. Das ist bares Geld, das auf dem Tisch liegen bleibt.

Phase 2: Ab Woche 7 – Krankengeld und Arbeitgeberpflichten

Ab der 7. Woche endet die Lohnfortzahlung. Die Pflegekraft erhält nun Krankengeld von der Krankenkasse – in der Regel 70 % des Bruttoentgelts, maximal jedoch 90 % des Nettoentgelts. Der Arbeitgeber zahlt keinen laufenden Lohn mehr.

Was aber bleibt:

Fortlaufende Sozialversicherungsbeiträge: Während des Krankengeldbezugs übernimmt die Krankenkasse den Arbeitnehmeranteil zur Renten- und Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitgeber zahlt jedoch weiterhin die Hälfte der Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge auf Basis des Krankengeldes – ein häufig übersehener Kostenfaktor.

Urlaubsanspruch läuft weiter: Auch während der Langzeiterkrankung erwirbt die Pflegekraft vollen gesetzlichen Urlaubsanspruch. Dieser kann in den Folgejahren geltend gemacht werden – oder ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuzahlen.

Sonderzahlungen und Jahresboni: Je nach Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können auch während der Erkrankung anteilige Ansprüche auf Sonderzahlungen entstehen. Das ist vertraglich im Einzelfall zu prüfen.

Phase 3: Ab Monat 6 – Das Ende des Krankengeldes naht

Krankengeld wird maximal 78 Wochen (rund 18 Monate) innerhalb von drei Jahren für dieselbe Erkrankung gezahlt. Nach sechs Monaten Erkrankung ist also bereits ein Drittel dieser Zeit verbraucht – ein Zeitpunkt, an dem strategisches Handeln dringend geboten ist.

Ab diesem Zeitpunkt stellen sich für den Arbeitgeber drei zentrale Fragen:

1. Ist mit einer Rückkehr in absehbarer Zeit zu rechnen?

2. Welche Maßnahmen zur Wiedereingliederung können eingeleitet werden?

3. Muss das Beschäftigungsverhältnis mittelfristig neu bewertet werden?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM): Pflicht, keine Option

Nach 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von 12 Monaten – zusammenhängend oder verteilt – ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße.

Das BEM ist kein Formakt. Es ist ein strukturiertes Gespräch – unter Einbeziehung der betroffenen Person, des Arbeitgebers und ggf. des Betriebsrats oder einer Schwerbehindertenvertretung – mit dem Ziel, Wege zur Rückkehr in den Betrieb zu finden.

Warum das BEM für Arbeitgeber entscheidend ist: Wird das BEM nicht angeboten, kann eine spätere krankheitsbedingte Kündigung erheblich erschwert oder unwirksam sein. Arbeitsgerichte prüfen regelmäßig, ob ein BEM ordnungsgemäß durchgeführt wurde – oder zumindest angeboten und von der erkrankten Person abgelehnt wurde.

Praxishinweis: Das BEM-Angebot muss schriftlich erfolgen, die Freiwilligkeit betonen und über den Ablauf des Verfahrens informieren. Ein formloser Anruf reicht nicht.

Wiedereingliederung: Das Hamburger Modell

Wenn die Pflegekraft wieder arbeitsfähig wird, muss die Rückkehr nicht sofort in Vollzeit erfolgen. Das sogenannte Hamburger Modell ermöglicht eine stufenweise Wiedereingliederung – mit einer medizinisch begleiteten, schrittweisen Erhöhung der Arbeitszeit.

Während der Wiedereingliederungsphase gilt:

• Die Pflegekraft ist weiterhin arbeitsunfähig im Rechtssinne

• Sie erhält weiterhin Krankengeld (oder Übergangsgeld) von der Krankenkasse

• Der Arbeitgeber zahlt keinen Lohn – aber er trägt die organisatorische Verantwortung für den Einsatz

Das Modell ist freiwillig für beide Seiten, wird aber von Krankenkassen und Rentenversicherung aktiv unterstützt und empfohlen. Wer es nicht anbietet, verschenkt eine bewährte Rückkehrer-Brücke.

Rückkehrgespräch: Struktur schlägt Spontaneität

Der häufigste Fehler bei der Rückkehr: Die Pflegekraft erscheint am Morgen, wird spontan in den Dienstplan eingetragen – und ist zwei Wochen später wieder krank.

Ein strukturiertes Rückkehrgespräch vor dem ersten Arbeitstag ist kein bürokratischer Aufwand, sondern eine Investition. Inhalte eines guten Rückkehrer-Gesprächs:

• Wie geht es der Person – was braucht sie für einen stabilen Wiedereinstieg?

• Welche Aufgaben sind zu Beginn zumutbar, welche (noch) nicht?

• Gibt es betriebliche Veränderungen, über die die Person informiert werden muss?

• Welche Unterstützung kann der Betrieb konkret leisten?

• Wie wird die erste Woche strukturiert?

Das Gespräch sollte dokumentiert werden – zum Schutz beider Seiten.

Buchhalterische Abbildung: Was viele vergessen

Urlaubsrückstellungen anpassen: Während der Langzeiterkrankung laufen Urlaubsansprüche weiter. Die Urlaubsrückstellung muss entsprechend dotiert sein – gerade wenn das Arbeitsverhältnis endet, wird dieser Posten schnell schmerzhaft.

Arbeitgeberanteile zur SV während Krankengeld: Diese laufenden Beiträge müssen korrekt im Lohnjournals erfasst werden – auch wenn kein Lohn gezahlt wird. Eine Unterbrechung der Verbuchung führt zu Fehlern in der Lohnbuchhaltung und möglichen Nachforderungen.

BEM-Kosten als Betriebsausgabe: Kosten, die im Rahmen des BEM entstehen – etwa für externe Beratung, betriebsärztliche Begutachtung oder Umrüstung des Arbeitsplatzes – sind grundsätzlich als Betriebsausgabe absetzbar.

Mögliche Förderungen dokumentieren: Integrationsämter und Rentenversicherungsträger können bei der Wiedereingliederung Schwerbehinderte oder gesundheitlich eingeschränkter Mitarbeitender Zuschüsse leisten – etwa für behinderungsgerechte Arbeitsplatzausstattung oder Qualifizierungsmaßnahmen.

Was gilt, wenn eine Rückkehr dauerhaft nicht möglich ist?

Wenn nach Ausschöpfung aller Wiedereingliederungsoptionen feststeht, dass eine Pflegekraft dauerhaft nicht oder nur eingeschränkt arbeitsfähig ist, müssen folgende Schritte geprüft werden:

Umschulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen: Rentenversicherung und Agentur für Arbeit bieten Rehabilitations- und Umschulungsleistungen, wenn der bisherige Beruf nicht mehr ausgeübt werden kann.

Leidensgerechter Arbeitsplatz: Gibt es im Betrieb eine Stelle, die den gesundheitlichen Einschränkungen entspricht? Der Arbeitgeber hat im Rahmen des Zumutbaren eine Prüfpflicht.

Krankheitsbedingte Kündigung: Als letztes Mittel und nach Ausschöpfung aller anderen Optionen ist eine krankheitsbedingte Kündigung möglich – aber an strenge Voraussetzungen geknüpft. Eine negative Zukunftsprognose, eine erhebliche betriebliche Belastung und die Verhältnismäßigkeit müssen nachgewiesen werden. Ohne dokumentiertes BEM ist das erheblich schwieriger.

Checkliste: Langzeiterkrankung strukturiert managen

Ab Woche 1:

• U1-Erstattung bei der Krankenkasse beantragt?

• Vertretung geregelt und buchhalterisch korrekt abgebildet?

Ab Woche 6:

• BEM-Pflicht geprüft – Einladungsschreiben vorbereitet?

• Urlaubsrückstellung angepasst?

• Arbeitgeberanteile zur SV während Krankengeld korrekt verbucht?

Ab Monat 3–6:

• BEM durchgeführt oder Ablehnung dokumentiert?

• Hamburger Modell besprochen?

• Kontakt zur Krankenkasse / zum Reha-Träger aufgenommen?

Vor der Rückkehr:

• Rückkehrgespräch geplant und dokumentiert?

• Einsatzplanung realistisch und stufenweise gestaltet?

• Team informiert?

Fazit

Langzeiterkrankungen sind in der Pflege kein Ausnahmefall – aber ein Fall, der strukturiertes Handeln erfordert. Wer die Phasen kennt, die Pflichten kennt und die Rückkehr aktiv gestaltet statt abwartet, schützt nicht nur die erkrankte Person – sondern auch die Einrichtung: rechtlich, buchhalterisch und wirtschaftlich. Denn jede Pflegefachkraft, die erfolgreich reintegriert wird, ist eine, die nicht neu gesucht, eingestellt und eingearbeitet werden muss.

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