Elternzeit in der Pflege: Wer zahlt die Vertretung – und wie wird sie richtig gebucht?

Eine Pflegekraft geht in Elternzeit – und sofort stehen HR-Leitung und Buchhaltung vor einer Reihe praktischer Fragen. Wie wird die Vertretung vertraglich gestaltet? Was passiert, wenn die Ersatzkraft ein anderes Gehaltsniveau hat? Und wie bildet man das buchhalterisch sauber ab, ohne dass die Personalkosten im Jahresabschluss verzerrt erscheinen? Gerade in Pflegeeinrichtungen, wo Personalkosten den größten Kostenblock darstellen, sind Fehler hier besonders folgenreich.

Rechtlicher Rahmen: Was gilt bei der Elternzeitvertretung?

Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis der Stammkraft – sie erhält keinen Lohn vom Arbeitgeber, sondern Elterngeld von der Familienkasse. Der Arbeitgeber hat also für die Stammkraft in dieser Zeit keine Lohnzahlungspflicht.

Für die Vertretung wird in der Regel ein befristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen. Die Befristung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG sachgrundlos zulässig, wenn sie ausdrücklich zur Vertretung einer vorübergehend abwesenden Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers erfolgt. Wichtig: Der Sachgrund muss im Vertrag explizit benannt werden – fehlt er, kann die Befristung unwirksam sein.

Alternativ zur Neueinstellung kommen in Betracht:

Interne Aufstockung bestehender Teilzeitkräfte
Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit) über einen Personaldienstleister
Mehrarbeit/Überstunden bestehender Vollzeitkräfte (kurzfristig und begrenzt)

Jede Variante hat eigene arbeitsrechtliche, tarifvertragliche und buchhalterische Implikationen.

Wer trägt die Kosten der Vertretung?

Eine häufige Fehlannahme: Der Arbeitgeber „spart" die Lohnkosten der Stammkraft und finanziert damit die Vertretung. Das stimmt nur bedingt.

Was der Arbeitgeber tatsächlich einspart: Den Bruttolohn der Stammkraft sowie die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung – für die Dauer der Elternzeit.

Was der Arbeitgeber zahlt: Den Lohn der Vertretungskraft – vollständig und ohne direkten staatlichen Ausgleich. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Vertretungskosten durch den Staat.

Ausnahme U1-Verfahren: Im Rahmen des Aufwendungsausgleichsgesetzes (AAG) erstattet die Krankenkasse bei Mutterschaftsschutz (nicht Elternzeit) einen Teil der Lohnfortzahlungskosten. Für die Elternzeit selbst greift dieses Verfahren nicht.

Zuschüsse und Fördermöglichkeiten sollten dennoch aktiv geprüft werden – etwa über regionale Arbeitsagenturen (Eingliederungszuschüsse bei Einstellung bestimmter Personengruppen) oder Landespflegeprogramme.

Das Gehaltsniveau der Vertretung: Unterschiede richtig abbilden

In der Praxis weicht das Gehalt der Vertretungskraft häufig vom Gehalt der Stammkraft ab – nach oben oder unten. Beide Szenarien erfordern eine bewusste buchhalterische Behandlung.

Szenario 1: Vertretung kostet weniger Die Entlastung darf nicht einfach „verschwinden". In einem korrekt geführten Kostenstellenmodell muss die tatsächliche Belastung der Kostenstelle abgebildet werden – nicht das fiktive Gehalt der Stammkraft.

Szenario 2: Vertretung kostet mehr Zeitarbeit und höher qualifizierte Vertretungskräfte können deutlich teurer sein als die Stammkraft. Diese Mehrbelastung gehört sauber auf die betroffene Kostenstelle gebucht – und in die Budgetplanung eingerechnet.

Szenario 3: Interne Aufstockung Wenn eine Teilzeitkraft ihre Stunden aufstockt, entstehen keine neuen Vertragskosten, aber möglicherweise Mehrarbeitszuschläge oder tarifliche Aufschläge. Diese müssen separat erfasst werden.

Buchhalterische Abbildung: Die häufigsten Fehler

Fehler 1: Kostenstellenzuordnung nach Stammkraft statt nach tatsächlichem Aufwand Die Vertretung wird auf die Kostenstelle der Stammkraft gebucht – ohne zu prüfen, ob die Vertretung überhaupt dieselbe Leistung auf derselben Stelle erbringt. Ergebnis: verzerrte Kostenstellenauswertungen.

Fehler 2: Keine Abgrenzung zwischen Personalaufwand und Zuschüssen Werden Zuschüsse (z. B. Eingliederungszuschüsse) als Minderung der Personalkosten gebucht statt als sonstiger betrieblicher Ertrag, stimmt die GuV-Struktur nicht mehr.

Fehler 3: Befristeter Vertrag ohne klare Laufzeit-Dokumentation Endet die Elternzeit früher oder später als geplant, muss der befristete Vertrag entsprechend angepasst werden. Ohne saubere Dokumentation drohen arbeitsrechtliche Risiken – und die Buchhaltung verliert den Überblick über Vertragslaufzeiten.

Fehler 4: Rückstellungen werden vergessen Wenn absehbar ist, dass die Stammkraft nach der Elternzeit auf eine Stelle zurückkehrt, die zwischenzeitlich anders besetzt wurde, können Umstrukturierungskosten entstehen. Diese sollten vorausschauend berücksichtigt werden.

Korrekte Buchung: So geht es richtig

Eine saubere buchhalterische Abbildung der Elternzeitvertretung folgt diesen Grundsätzen:

Lohnkosten der Vertretung werden als regulärer Personalaufwand (SKR 03: Konto 4120 ff. / SKR 04: Konto 6020 ff.) auf der tatsächlich bedienten Kostenstelle erfasst – nicht auf der Kostenstelle der Stammkraft, wenn diese abweicht.

Erhaltene Zuschüsse werden als sonstiger betrieblicher Ertrag (SKR 03: Konto 2740 / SKR 04: Konto 4830) gebucht – nicht als Minderung des Personalaufwands.

Zeitarbeit wird nicht als Personalaufwand, sondern als Fremdleistungsaufwand (SKR 03: Konto 4800 / SKR 04: Konto 6300) erfasst – ein buchhalterisch und steuerlich relevanter Unterschied, der in vielen Pflegebetrieben falsch gemacht wird.

Rückstellungen für absehbare Mehrkosten bei Rückkehr der Stammkraft sind nach HGB zu bilden, wenn die Verpflichtung hinreichend konkret ist.

Checkliste für HR und Lohnbuchhaltung

Vertragsgestaltung:

Befristungsgrund im Vertrag explizit dokumentiert (§ 14 TzBfG)?
Vertragslaufzeit mit realistischem Elternzeitende abgestimmt?
Tarifvertragliche Eingruppierung der Vertretungskraft geprüft?

Buchhaltung:

Lohnkosten der Vertretung auf korrekter Kostenstelle erfasst?
Zeitarbeit als Fremdleistung – nicht als Personalaufwand – gebucht?
Zuschüsse als betrieblichen Ertrag (nicht als Kostenminderung) ausgewiesen?
Rückstellungen für Rückkehrszenario geprüft?

Förderungen:

Eingliederungszuschuss bei der Agentur für Arbeit geprüft?
Landespflegeförderung auf Verfügbarkeit geprüft?
U1-Erstattung (bei vorangegangenem Mutterschutz) beantragt?

Fazit

Die Elternzeit einer Pflegekraft ist kein Ausnahmefall – in Pflegeeinrichtungen gehört sie zur betrieblichen Normalität. Umso wichtiger ist es, Vertretungsregelungen strukturiert zu denken: rechtlich wasserdicht, buchhalterisch präzise und mit Blick auf mögliche Fördermittel. Wer das Thema strategisch angeht, vermeidet nicht nur Fehler im Jahresabschluss – sondern gewinnt auch wertvolle Planungssicherheit für das gesamte Personalbudget.

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